Mes: febrero 2023

febrero 24, 2023

Diagrama de Gantt: una excelente herramienta para gestionar tareas

Colaboración

Productividad

El diagrama de Gantt ha sido una herramienta de gestión de proyectos muy utilizada en las últimas décadas debido a su eficacia en la planificación, programación y seguimiento de proyectos. La utilidad de esta metodología radica en que permite visualizar de manera clara y sencilla las tareas por hacer, el tiempo necesario para cada una de ellas y la secuencia de tiempo en la que se deben realizar. En el blog te contamos cómo funciona y cuáles son las ventajas de aplicar el diagrama de Gantt.

El diagrama de Gantt fue creado por primera vez a mediados de la década de 1890 por el ingeniero polaco Karol Adamiecki, quien lo llamó harmonograma y lo desarrolló como un método de presentación gráfica de procesos interdependientes con el fin de mejorar la visibilidad de los programas de producción. Quince años más tarde, un ingeniero estadounidense, Henry Gantt, creó su propia versión del gráfico y lo popularizó al diagrama que conocemos hoy en día, el cual lleva su nombre.

Su popularidad se incrementó debido a la eficacia que entregaba en todo el proceso de desarrollo de un proyecto. Las ventajas que más destacan sobre su implementación son:

1. Planificación: Ayuda a los managers de proyectos a planificar las tareas necesarias para completar un proyecto y a establecer un cronograma realista y alcanzable.

2. Programación: Permite a los managers de proyectos programar tareas y recursos de manera eficiente, lo que ayuda a evitar conflictos en la programación de tareas y a maximizar el uso de los recursos disponibles.

3. Seguimiento: Permite realizar un seguimiento continuo del progreso del proyecto, lo que permite detectar a tiempo posibles retrasos o desviaciones en el plan original.

4. Comunicación: Herramienta excelente para comunicar el plan del proyecto a todas las partes interesadas, incluidos los miembros del equipo del proyecto, los patrocinadores del proyecto y los clientes.

5. Toma de decisiones: Ayuda a los managers de proyectos a tomar decisiones informadas sobre la gestión del proyecto, incluyendo la asignación de recursos, la reprogramación de tareas y la identificación de posibles riesgos.

¿Cómo funciona un diagrama de Gantt?

Como bien mencionamos, el diagrama se utiliza generalmente para la gestión de proyectos, ya que permite tener una visualización de cómo progresan tareas y/o proyectos a lo largo de un período determinado de tiempo. Su visualización suele estructurarse por: proyectos, tareas, mes y año y semanas de trabajo. A continuación, te mostramos un ejemplo, tomando a Workdeck como referencia.

Como se puede ver en la imagen, a la izquierda aparecen las tareas o actividades que componen a un proyecto.

Al utilizar el diagrama de Gantt de Workdeck, con un clic puedes ver quiénes son los empleados asignados a cada tarea, el tiempo programado y el tiempo que ya se ha trabajado en cada tarea.

En la parte superior, existe una escala de tiempo que se extiende a lo largo del proyecto. En este caso, se puede visualizar el proyecto por meses, pero si se desea, se puede analizar el proyecto por día o semana.

A cada tarea se le asigna un marco de tiempo y luego se construye una barra para delimitar el inicio y fin de la misma. Existen muchas variantes de este diagrama, y en el caso de Workdeck, se creó para facilitar aún más la gestión proyectos y tareas. Cada color tiene un significado y también se pueden marcar hitos y posibles problemas con el fin de tener una visión holística de cada proyecto.

Como podemos notar, el diagrama de Gantt tiene la capacidad de mostrar en una sola imagen la duración de proyectos y tareas, la relación que existe entre ellas, hitos u objetivos a completar  y posibles riesgos.

El diagrama de Gantt de Workdeck está sincronizado con el cuadro de Kanban (puedes más sobre esta herramienta en el artículo:La metodología Kanban: una herramienta para optimizar el trabajo) y con el calendario. De esta manera, cualquier cambio o modificación que se realice en la plataforma, siempre estará reflejada en el diagrama.

Por último, Workdeck también brinda la posibilidad de adjuntar archivos, mantener conversaciones y dejar comentarios, todo desde el diagrama de Gantt, para que cada usuario pueda tener un total conocimiento del estado de los proyectos y tareas.

Como mencionamos, existen muchas variantes del diagrama de Gantt y es importante utilizar uno que se ajuste a las necesidades de la empresa y permita a los empleados ser más eficientes y efectivos. Si deseas probar el diagrama de Gantt de Workdeck ¡no dudes en solicitar tu prueba gratis de la plataforma aquí!

febrero 13, 2023

11 consejos para trabajar desde casa y ser más productivo

Productividad

No es ningún secreto que el teletrabajo ha aumentado considerablemente en los últimos años. Actualmente son muchas las empresas que han puesto en práctica esta dinámica, logrando excelentes resultados. Para los empleados, por su parte, el trabajo virtual ha ampliado las posibilidades de conciliar mejor la vida laboral con la personal, sin embargo, existen múltiples desafíos que pueden condicionar el buen rendimiento. En el blog de hoy, te damos 11 tips que te ayudarán a mantener una organización con tus rutinas de trabajo desde casa.

La tendencia a trabajar desde casa se debe a una combinación de factores: el avance tecnológico, la pandemia COVID-19 y la necesidad de tener un balance entre la vida laboral y personal. Su implementación favorece una serie de beneficios como:

  •  La flexibilidad de horario: Trabajar desde casa permite ajustar el horario de trabajo para adaptarlo a las necesidades personales
  • Ahorro de tiempo y costos: Al no tener que desplazarse, los trabajadores pueden ahorrar tiempo y reducir los costos de transporte.
  • Mejorar en la calidad de vida: Al no tener que recorrer largas distancias para llegar al trabajo, las personas pueden disfrutar de más tiempo para realizar otro tipo de actividades.
  • Mayor eficiencia: Muchas empresas han descubierto que el teletrabajo puede mejorar la productividad de sus empleados.

No obstante, también existen desafíos, pues el trabajo remoto suele hacerse desde casa. Lidiar con la falta de separación entre la vida laboral y la personal, la soledad y la falta de interacción entre compañeros de trabajo, pueden transformarse en un problema si no se gestionan adecuadamente. Por ello, es indispensable implementar una rutina de trabajo que nos ayude a no perder la motivación y hacer del trabajo remoto una experiencia provechosa. Tener horarios establecidos, un lugar que evite las distracciones o escribir pendientes, son solo algunos de los hábitos que nos ayudan a trabajar de manera efectiva.

A continuación, te damos 11 recomendaciones para trabajar desde casa:

  1. Aprovechar el tiempo que ahorras de viaje para empezar a trabajar temprano: No es recomendable despertarse diez minutos antes de prender la computadora, más bien, idealmente una persona tiene que estar activa una hora antes de comenzar a trabajar. Por lo tanto, despertarse temprano y tomarse el tiempo adecuado para desayunar, leer las noticias y cambiarse es una buena estrategia para comenzar a trabajar más enfocado.
  2. Es importante establecer las horas de trabajo. Decidir cuándo empezar y terminar de trabajar nos permite tener un equilibrio entre el trabajo y la vida personal de cada uno. 
  3. Organiza el día como si estuvieras en la oficina: Establece horarios de descanso, comidas y reuniones. Estar en casa significa un beneficio siempre y cuando no te distraigas con los quehaceres domésticos, familia u otras cosas. 
  4. Ten organizado tu propio espacio de trabajo donde únicamente dediques tiempo a trabajar y no a otra cosa. Evita estar sentado en el sofá o con la TV prendida, hay que tener un espacio de la casa ordenado y limpio para poder dedicarlo a las horas de trabajo.
  5. Busca otros espacios para trabajar: Escoge una cafetería cercana para continuar el trabajo desde allí y no sentirse encerrado en casa. Puedes hacerlo algunas veces a la semana, de esta manera, eliminas las posibles distracciones de estar en nuestra casa y cambias de aire.
  6. Evita las redes sociales en momentos donde estás muy concentrado trabajando: Es sabido que cuando estamos en la oficina, no utilizamos las redes sociales de la misma manera y con la misma frecuencia que en nuestra casa. Por lo tanto, al trabajar desde casa, es recomendable evitar la tentación de acceder a Facebook, Instagram, Tik Tok o cualquier otra red social.
  7. Trabaja en las actividades más complejas en el momento que más productivo te sientas: Detectar los momentos de mayor inspiración para dedicárselos a las tareas más difíciles o que más tiempo nos llevan es una gran estrategia para tu día a día. Por ello, es importante definir estos horarios en función de la productividad personal (ya sea mañana, tarde o noche).
  8. Mantén conversaciones regularmente con tu equipo de trabajo: Esto permite que estén todos alineados y sientas que trabajas en equipo. Formar parte de algo más que el trabajo de uno mismo hace que nos esforcemos más por cumplir los objetivos y aumenta el rendimiento laboral personal.
  9. Trabaja con música: Si no afecta en tu concentración, la música siempre puede ser una alternativa para acompañar los momentos de trabajo. 
  10. Toma descansos entre tareas: En la oficina, solemos parar de trabajar para tomar un café o conectar con nuestros compañeros. Estando en casa, debemos mantener estos hábitos, levantarnos de la silla y dedicarle diez minutos a lavar ropa. Esto ayuda a descansar la cabeza y volver al trabajo aún más enfocado.
  11. Utiliza todas las herramientas que te brinda tu empresa para estar conectado, organizar tu tiempo y aumentar tu productividad: Haz llamadas regulares con tus compañeros de trabajo, asigna responsabilidades, define tareas, reuniones de seguimiento, etc. Verás que la energía positiva de trabajo se convierte en un aliado.

Actualmente, existen softwares que cuentan con múltiples herramientas para gestionar proyectos, organizar equipo, hacer seguimientos a tiempo real y facilitar el trabajo remoto, tanto para las empresas como para los trabajadores. En Workdeck, ofrecemos todos estas implementaciones y más. Una plataforma integrada que permite gestionar los proyectos de manera simple y eficaz. Cuenta con diversas herramientas dentro de las cuales se destacan: canales de comunicación propios, gestión de calendario, gestión de gastos y compras, y mucho más.

Si estás interesado en comenzar tu prueba gratuita o saber más de Workdeck, ¡no dudes en contactarnos desde aquí!

febrero 3, 2023

La metodología Kanban: una herramienta para optimizar el trabajo

Innovación

Tecnología

Para que el trabajo virtual sea óptimo, se requieren de diferentes herramientas de organización. Hoy abordaremos la metodología Kanban, un proceso que permite visualizar el estado de los proyectos, la etapa de desarrollo en la que se encuentran y cuáles son los responsables vinculados a cada tarea presentándonos una estructura de fácil comprensión donde todo se concentra en un solo lugar.

Si tu empresa es especialista en comunicación, marketing, desarrollo de softwares o ingeniería y productos o cualquier sector que implique la gestión de proyectos desde alguna plataforma digital, seguro han oído hablar de este método tan eficiente y popular, pues el tablero Kanban ofrece una visión general de todos los proyectos y nos permite ordenar y planificar mejor los recursos. En este artículo comentamos qué es Kanban, cuáles son sus funciones y cómo se organiza.

¿Qué es el tablero Kanban?

El cuadro de Kanban es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a visualizar el flujo de trabajo y a controlar el progreso de un proyecto. Fue desarrollado originalmente en el año 1940 en Japón para mejorar la eficiencia de producción en la fábrica de Toyota. Se basa en la idea de limitar el trabajo de cada empleado y hacer visible cualquier componente que pueda frenar el rendimiento de los proyectos. En otras palabras, es un método que sirve para ayudar a los equipos a lograr un balance entre las tareas que entrarán y las que se están ejecutando.

El sistema Kanban inicialmente se ideó para entornos físicos de trabajo, como por ejemplo una fábrica de autos. Sin embargo, en la actualidad este sistema se adaptó para entornos virtuales donde empresas de software, servicios o TI planifican y alivian todas las cargas de trabajo para tener una mejor predictibilidad y evitar posibles retrasos. De esta manera, cada empleado tiene un trabajo más específico que le permite mejorar la calidad del mismo y reducir los errores.

¿Cómo funciona?

Esta técnica utiliza tarjetas, categorías y columnas para impulsar la mejora continua de los equipos tecnológicos y de servicios. De esta manera, se planifica una la cantidad de trabajo adecuada para cumplir las tareas en un periodo determinado de tiempo. En la actualidad, se utiliza generalmente en metodologías de trabajo como Scrum y Agile.

Según David Andersen, los tableros Kanban se pueden dividir en cinco componentes: señales visuales, columnas, límites del trabajo en curso, un punto de compromiso y un punto de entrega. Los tres principios fundamentales de esta metodología son: visualizar el flujo de trabajo, limitar el trabajo en progreso y hacer visible cualquier cuello de botella en el proceso.

Algunos de los beneficios de utilizar la metodología Kanban son:

  1. Mejora de la eficiencia: al hacer visible el flujo de trabajo, se pueden identificar cuellos de botella y tomar medidas para eliminarlos.
  2. Mayor flexibilidad: al no tener un plan establecido de antemano, se pueden adaptar fácilmente a los cambios en el proyecto.
  3. Colaboración contínua: al visualizar el flujo de trabajo, todos los miembros del equipo pueden ver el progreso del proyecto y colaborar para completarlo.
  4. Mejora de la calidad: al limitar el trabajo en progreso, se puede dedicar más tiempo a revisar y mejorar el trabajo realizado.
  5. Transparencia: al visualizar el flujo de trabajo, se puede ver fácilmente el progreso del proyecto y detectar cualquier problema.

Este tipo de metodología de trabajo busca la democratización del liderazgo, para poder avanzar rápidamente en cada una de nuestras tareas, haciendo que las personas se sientan autónomas y dueñas de la situación. Se debe enfocar constantemente en las necesidades y expectativas del cliente para así gestionar el trabajo y permitir que cada colaborador (empleado) se organice en torno a él. En resumen, Kanban se utiliza para mejorar la eficiencia, flexibilidad, colaboración, calidad y transparencia en la gestión de proyectos y gestión de recursos.

¿Cómo organizar tu tablero en Kanban?

1. Visualiza el flujo de trabajo

Para visualizar el estado real de los flujos de trabajo debes tener un tablero con tarjetas y columnas. Cada columna representa el estado en el que está una tarea, por tanto, a cada una, deberás asignarle la tarea correspondiente con todas las especificaciones y riesgos posibles.

Recuerda que a medida que se vaya avanzando un proyecto, las tareas se irán moviendo de columnas, las cuales suelen ordenarse por las siguientes categorías: 

  • Tareas asignadas
  • Por hacer
  • En progreso
  • Hecho

2. Limitar el trabajo en curso

Kanban se orienta a la entrega temprana de tareas que se deben mover de columna rápidamente para no estancar el proceso de trabajo. De esta manera, es posible vaciar la columna “en progreso” estableciendo límites de trabajo para que los responsables se enfoquen en terminar tareas individuales y no acumulen muchas al mismo tiempo.

3. Gestionar el flujo de trabajo

Gestionar el flujo de trabajo facilita el control del tiempo destinado a cada tarea. Con este seguimiento es posible disminuir el tiempo de entrega desde que entra a “asignada” hasta “hecho”. 

Uno de los objetivos del tablero Kanban es elaborar un flujo de trabajo fluido. Más que centrarse en la gestión de las horas laborales de los funcionarios, lo hace en la gestión de los procesos más sistemáticos.

3. Implementar políticas de procesos explícitas

Lo más importante de todo este proceso es que el equipo de trabajo lo entienda, asimile y se familiarice con este. Por eso, los procesos de trabajo deben estar muy bien definidos y asignados, para que las personas vean la utilidad en esta metodología y con los objetivos que persigue cada proyecto.

La exigencia de implementar políticas en los procesos de trabajo radica en el cuidado de la comunicación, para que todo avance en coherencia.

4. Bucles de retroalimentación

Dentro de Kanban, es indispensable recopilar comentarios tanto del equipo de trabajo como de los clientes. En el caso de los trabajadores, realizar preguntas sobre el proceso de trabajo y su finalización se puede proyectar como una oportunidad para afianzar vínculos profesionales en todos los niveles e ir mejorando las dinámicas. 

Por su parte, reunir comentarios de los clientes sobre la calidad y efectividad del servicio que produjo el equipo sirve para reconocer debilidades y fortalezas internas que permitirán hacer un mejor trabajo a futuro, potenciando los puntos fuertes y mejorando los débiles.

6. Mejorar colaborando 

Kanban sugiere una mejora constante y si se vincula con otras herramientas de gestión de proyectos, mucho mejor. Existen muchas herramientas de gestión para metodologías Scrum y Agile. Una de ellas es  Workdeck , que entre sus múltiples herramientas integradas ofrece el tablero Kanban. 

Te invitamos a descubrir la plataforma todo en uno para tener tu oficina virtual. ¡Comienza tu prueba gratis y descubre cómo se trabaja con los tableros Kanban y mucho más!