3 Claves para una exitosa Gestión de Proyectos

1- Definir el proyecto y abordar preguntas importantes al comienzo del proyecto
2- Dimensiona el alcance y los objetivos de tu proyecto
3- Comunicar roles, expectativas y objetivos al equipo

También es importante seleccionar cuidadosamente la herramienta o software que acompañará a todos los procesos y que sirve de apoyo para los equipos de trabajo. Siempre hay que tener en cuenta el entorno, los desafíos, los roles y la dimensión del proyecto. En cualquier caso, un Software SaaS que permite automatizar los servicios profesionales y digitalizar los espacios de trabajo de forma inteligente es un recurso clave.

1- Definir el proyecto y abordar preguntas importantes al comienzo del proyecto
¿Cuál es el proyecto que queremos desarrollar? hay que ser capaces de poder explicar y justificar el proyecto que queremos crear. Por lo tanto, para comenzar nuestros proyectos de la manera correcta, es recomendable primero tomarse el tiempo para abordar las preguntas importantes al principio. Hay que comenzar preguntando el «por qué del proyecto».

¿Qué queremos conseguir con el proyecto y por qué ahora?

¿Cómo ayudará a la empresa?
¿Puede la empresa beneficiarse de este proyecto en este momento?
¿Qué problema está resolviendo este proyecto?
¿Debería suceder este proyecto?

El trabajo como gestor de proyectos consiste en vender al equipo y a la propia empresa la idea y necesidad de gestionar este proyecto, luego coordinarlo.

Según una encuesta de Gallup, sólo el 2,5 % de las empresas completan el 100 % de sus proyectos cada año. Por eso es clave acceder a un software de automatización de servicios profesionales como Workdeck, aquí puedes solicitar una DEMO GRATUITA.

2- Dimensiona el alcance y los objetivos de tu proyecto
Lo más común en una empresa o equipo es largarse a por el proyecto, intentando que despegue, llevándose nuestro tiempo, y muchas veces el dinero. Hay que dedicar tiempo a la planificación y a dimensionar el alcance del proyecto.
Para lograrlo debemos establecer qué problema está resolviendo para la empresa y definir los objetivos que perseguirá. Nuestro proyecto debe tener una visión clara cuando comprenda el alcance de la gestión de proyectos.

Estas preguntas pueden ayudar a determinar esa visión y crear una hoja de ruta:

¿Cuál es el objetivo principal de este proyecto?
¿Quién es la mejor persona o el equipo correcto para implementar el proyecto?
¿Qué alcance tendrá el proyecto?
¿Qué entregables se necesitan para alcanzar los objetivos?
¿Cuál es la persona adecuada para gestionar los proyectos y delegar responsabilidades?
¿Qué riesgos existen para este proyecto y cómo puede evitarlos?

Un tip importante para la gestión de proyectos es definir una estructura para dividir el trabajo en pequeños bloques y tareas que sean manejables con entregables bien definidos. Desde el tiempo que nos llevará cada tarea hasta el costo que implica.

3- Comunicar roles, expectativas y objetivos al equipo
Uno de los principios fundamentales para la gestión de proyectos de trabajo, equipos o profesionales es la comunicación.

Una comunicación clara con nuestro equipo desde el principio sobre los roles, las expectativas, el progreso y los cambios en el proyecto garantiza que los objetivos no se pierdan ni se olviden. También hace que los miembros del equipo sientan que se valoran sus contribuciones y que se escuchan sus preocupaciones.

Además, sus responsabilidades de comunicación se extienden a las partes interesadas en el proyecto, ya sea un cliente, el liderazgo en su propia empresa u otros actores externos.

Puede ser difícil comunicarse con todas las personas que participan en los proyectos, más si están en trabajo remoto o distribuidas en distintos lugares del planeta. En este punto queda más en evidencia la importancia de tener un Software SaaS para Gestión de Proyectos que nos ayude a crear una verdadera solución de Oficina Digital y Gestión de Procesos que nos permita comunicar cada paso del proyecto, recursos, finanzas, informes, herramientas de comunicación colaborativa, compras, gastos, calendarios, gestión de ausencias, gestión de viajes de negocios y todo lo que necesitamos para que nuestro proyecto sea exitoso.

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