Diagrama de Gantt: una excelente herramienta para gestionar tareas

El diagrama de Gantt fue creado por primera vez a mediados de la década de 1890 por el ingeniero polaco Karol Adamiecki, quien lo llamó harmonograma y lo desarrolló como un método de presentación gráfica de procesos interdependientes con el fin de mejorar la visibilidad de los programas de producción. Quince años más tarde, un ingeniero estadounidense, Henry Gantt, creó su propia versión del gráfico y lo popularizó al diagrama que conocemos hoy en día, el cual lleva su nombre.

Su popularidad se incrementó debido a la eficacia que entregaba en todo el proceso de desarrollo de un proyecto. Las ventajas que más destacan sobre su implementación son:

1. Planificación: Ayuda a los managers de proyectos a planificar las tareas necesarias para completar un proyecto y a establecer un cronograma realista y alcanzable.

2. Programación: Permite a los managers de proyectos programar tareas y recursos de manera eficiente, lo que ayuda a evitar conflictos en la programación de tareas y a maximizar el uso de los recursos disponibles.

3. Seguimiento: Permite realizar un seguimiento continuo del progreso del proyecto, lo que permite detectar a tiempo posibles retrasos o desviaciones en el plan original.

4. Comunicación: Herramienta excelente para comunicar el plan del proyecto a todas las partes interesadas, incluidos los miembros del equipo del proyecto, los patrocinadores del proyecto y los clientes.

5. Toma de decisiones: Ayuda a los managers de proyectos a tomar decisiones informadas sobre la gestión del proyecto, incluyendo la asignación de recursos, la reprogramación de tareas y la identificación de posibles riesgos.

Como bien mencionamos, el diagrama se utiliza generalmente para la gestión de proyectos, ya que permite tener una visualización de cómo progresan tareas y/o proyectos a lo largo de un período determinado de tiempo. Su visualización suele estructurarse por: proyectos, tareas, mes y año y semanas de trabajo. A continuación, te mostramos un ejemplo, tomando a Workdeck como referencia.

Como se puede ver en la imagen, a la izquierda aparecen las tareas o actividades que componen a un proyecto.

Al utilizar el diagrama de Gantt de Workdeck, con un clic puedes ver quiénes son los empleados asignados a cada tarea, el tiempo programado y el tiempo que ya se ha trabajado en cada tarea.

En la parte superior, existe una escala de tiempo que se extiende a lo largo del proyecto. En este caso, se puede visualizar el proyecto por meses, pero si se desea, se puede analizar el proyecto por día o semana.

A cada tarea se le asigna un marco de tiempo y luego se construye una barra para delimitar el inicio y fin de la misma. Existen muchas variantes de este diagrama, y en el caso de Workdeck, se creó para facilitar aún más la gestión proyectos y tareas. Cada color tiene un significado y también se pueden marcar hitos y posibles problemas con el fin de tener una visión holística de cada proyecto.

Como podemos notar, el diagrama de Gantt tiene la capacidad de mostrar en una sola imagen la duración de proyectos y tareas, la relación que existe entre ellas, hitos u objetivos a completar  y posibles riesgos.

El diagrama de Gantt de Workdeck está sincronizado con el cuadro de Kanban (puedes más sobre esta herramienta en el artículo:La metodología Kanban: una herramienta para optimizar el trabajo) y con el calendario. De esta manera, cualquier cambio o modificación que se realice en la plataforma, siempre estará reflejada en el diagrama.

Por último, Workdeck también brinda la posibilidad de adjuntar archivos, mantener conversaciones y dejar comentarios, todo desde el diagrama de Gantt, para que cada usuario pueda tener un total conocimiento del estado de los proyectos y tareas.

Como mencionamos, existen muchas variantes del diagrama de Gantt y es importante utilizar uno que se ajuste a las necesidades de la empresa y permita a los empleados ser más eficientes y efectivos. Si deseas probar el diagrama de Gantt de Workdeck ¡no dudes en solicitar tu prueba gratis de la plataforma aquí!