La metodología Kanban: una herramienta para optimizar el trabajo

Si tu empresa es especialista en comunicación, marketing, desarrollo de software o ingeniería y productos o cualquier sector que implique la gestión de proyectos desde alguna plataforma digital, seguro han oído hablar de este método tan eficiente y popular, pues el tablero Kanban ofrece una visión general de todos los proyectos y nos permite ordenar y planificar mejor los recursos. En este artículo comentamos qué es Kanban, características son sus funciones y cómo se organiza.

El cuadro de Kanban es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a visualizar el flujo de trabajo ya controlar el progreso de un proyecto. Fue desarrollado originalmente en el año 1940 en Japón para mejorar la eficiencia de producción en la fábrica de Toyota. Se basa en la idea de limitar el trabajo de cada empleado y hacer visible cualquier componente que pueda frenar el rendimiento de los proyectos. En otras palabras, es un método que sirve para ayudar a los equipos a lograr un equilibrio entre las tareas que entrarán y las que se están deteriorando.

El sistema Kanban inicialmente se ideó para entornos físicos de trabajo, como por ejemplo una fábrica de autos. Sin embargo, en la actualidad este sistema se adaptó para entornos virtuales donde empresas de software, servicios o TI planifican y alivian todas las cargas de trabajo para tener una mejor predictibilidad y evitar posibles retrasos. De esta manera, cada empleado tiene un trabajo más específico que le permite mejorar la calidad del mismo y reducir los errores.

Esta técnica utiliza tarjetas, categorías y columnas para impulsar la mejora continua de los equipos tecnológicos y de servicios. De esta manera, se planifica una cantidad de trabajo adecuada para cumplir las tareas en un periodo determinado de tiempo. En la actualidad, se utiliza generalmente en metodologías de trabajo como Scrum y Agile.

Según David Andersen , los tableros Kanban se pueden dividir en cinco componentes: señales visuales, columnas, límites del trabajo en curso, un punto de compromiso y un punto de entrega. Los tres principios fundamentales de esta metodología son: visualizar el flujo de trabajo, limitar el trabajo en progreso y hacer visible cualquier cuello de botella en el proceso.

Algunos de los beneficios de utilizar la metodología Kanban son:

1. Mejora de la eficiencia: al hacer visible el flujo de trabajo, se pueden identificar cuellos de botella y tomar medidas para eliminarlos.
2. Mayor flexibilidad: al no tener un plan establecido de antemano, se pueden adaptar fácilmente a los cambios en el proyecto.
3. Colaboración contínua: al visualizar el flujo de trabajo, todos los miembros del equipo pueden ver el progreso del proyecto y colaborar para completarlo.
4. Mejora de la calidad: al limitar el trabajo en progreso, se puede dedicar más tiempo a revisar y mejorar el trabajo realizado.
5. Transparencia: al visualizar el flujo de trabajo, se puede ver fácilmente el progreso del proyecto y detectar cualquier problema.

Este tipo de metodología de trabajo busca la democratización del liderazgo, para poder avanzar rápidamente en cada una de nuestras tareas, haciendo que las personas se sientan autónomas y dueñas de la situación. Se debe enfocar constantemente en las necesidades y expectativas del cliente para así gestionar el trabajo y permitir que cada colaborador (empleado) se organice en torno a él. En resumen, Kanban se utiliza para mejorar la eficiencia, flexibilidad, colaboración, calidad y transparencia en la gestión de proyectos y gestión de recursos .

1. Visualiza el flujo de trabajo

Para visualizar el estado real de los flujos de trabajo debe tener un tablero con tarjetas y columnas. Cada columna representa el estado en el que está una tarea, por tanto, a cada una, deberá asignarle la tarea correspondiente con todas las especificaciones y riesgos posibles.

Recuerda que a medida que se vaya avanzando un proyecto, las tareas se irán moviendo de columnas, las cuales suelen ordenarse por las siguientes categorías: 

• Tareas destacadas
• por hacer
• en progreso
• Hecho

2. Limitar el trabajo en curso

Kanban se orienta a la entrega temprana de tareas que se deben mover de columna rápidamente para no estancar el proceso de trabajo. De esta manera, es posible vaciar la columna “en progreso” recomendar límites de trabajo para que los responsables se enfoquen en terminar tareas individuales y no acumulen muchas al mismo tiempo.

3. Gestionar el flujo de trabajo

Gestionar el flujo de trabajo facilita el control del tiempo destinado a cada tarea. Con este seguimiento es posible disminuir el tiempo de entrega desde que entra a “asignada” hasta “hecho”. 

Uno de los objetivos del tablero Kanban es elaborado un flujo de trabajo fluido. Más que necesitó en la gestión de las horas laborales de los funcionarios, lo hace en la gestión de los procesos más sistemáticos.

3. Implementar políticas de procesos limpios

Lo más importante de todo este proceso es que el equipo de trabajo lo entienda, asímile y se familiarice con este. Por eso, los procesos de trabajo deben estar muy bien definidos y asignados, para que las personas vean la utilidad en esta metodología y con los objetivos que persiguen cada proyecto.

La exigencia de implementar políticas en los procesos de trabajo radica en el cuidado de la comunicación, para que todo avance en coherencia.

4. Bucles de retroalimentación

Dentro de Kanban, es indispensable recopilar comentarios tanto del equipo de trabajo como de los clientes. En el caso de los trabajadores, realizar preguntas sobre el proceso de trabajo y su finalización se puede proyectar como una oportunidad para afianzar vínculos profesionales en todos los niveles e ir mejorando las dinámicas. 

Por su parte, reúna los comentarios de los clientes sobre la calidad y eficacia del servicio que produjo el equipo sirve para reconocer debilidades y fortalezas internas que permitirán hacer un mejor trabajo a futuro, potenciando los puntos fuertes y mejorando los débiles.

6. Mejorar colaborando 

Kanban sugiere una mejora constante y si se vincula con otras herramientas de gestión de proyectos, mucho mejor. Existen muchas herramientas de gestión para metodologías Scrum y Agile. Una de ellas es  Workdeck , que entre sus múltiples herramientas integradas ofrece el tablero Kanban. 

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