Categoría: Colaboración

marzo 20, 2023

¿Cómo ser un buen líder? 10 consejos para llevar a tu equipo al éxito

ColaboraciónProductividad
Ser un buen líder no es lo mismo que ser un buen jefe. Si bien ambos roles tienen facultad de mando y están directamente relacionados, el líder orienta a su equipo mediante el uso de habilidades blandas que impulsan a los equipos a sentirse estimulados, motivados, con sentido de pertenencia, y por ende, más eficientes. El líder es una figura que permite mejorar la cultura organizacional y rendimiento de la empresa, pues, si los empleados se sienten contentos, escuchados y con un referente inspirador, desde lo profesional y lo humano, el éxito está asegurado. En este blog, te damos algunos consejos para convertirte en el líder que tu equipo necesita.

La figura de buen líder implica tener habilidades y características que te permitan guiar, motivar y apoyar a un equipo para alcanzar metas y objetivos. Un liderazgo efectivo no se trata solo de habilidades y características personales, sino también de aprender a adaptarse y aplicar su conocimiento y experiencia en todos los contextos. A continuación, te detallamos algunas cualidades que suelen asociarse con un buen líder:

  1. Inspiración y motivación: Un buen líder debe ser capaz de inspirar y motivar a su equipo para que den lo mejor de sí mismos. Esto implica establecer objetivos claros, reconocer los logros del equipo y proporcionar retroalimentación constructiva.
  2. Comunicación clara y honesta: Es importante ser transparente con el equipo y comunicar claramente la situación y los desafíos que se están enfrentando. Es mejor ser honesto desde el principio y abordar los problemas de manera abierta y transparente.
  3. Mantener la calma y la perspectiva: Es importante mantener la calma y la perspectiva durante tiempos difíciles. No sirve entrar en pánico o permitir que el estrés y la ansiedad tomen el control. Se debe mantener una mentalidad positiva y centrada, siempre con el foco puesto en los objetivos.
  4. Dar el ejemplo: Como líder, debes ser un modelo a seguir para el equipo. Esto significa mantener una actitud positiva y mostrar cómo enfrentar los desafíos con valentía y resiliencia.
  5. Apoyo emocional: En tiempos difíciles, es importante estar disponible para apoyar emocionalmente a tu equipo. Escuchar sus preocupaciones y miedos, y tratar de brindar apoyo y aliento para ayudarlos a superar los desafíos.
  6. Fomentar la colaboración: En lugar de enfrentar los desafíos solo, fomenta la colaboración y la cooperación en el equipo. Trabajar juntos puede aumentar la creatividad, la innovación y permite encontrar soluciones que no podrían haber sido posibles de otra manera.
  7. Planificación y organización: Durante tiempos difíciles, es importante tener un plan y mantenerse organizado. Esto ayuda a asegurar que el equipo esté enfocado en los objetivos importantes y esté trabajando de manera efectiva hacia ellos.
  8. Delegación efectiva: Un buen líder debe ser capaz de delegar tareas y responsabilidades de manera efectiva, asegurándose de que cada miembro del equipo tenga las habilidades y recursos necesarios para realizar su trabajo.
  9. Reconocimiento y celebración de logros: A medida que el equipo supera los desafíos, es importante reconocer y celebrar los logros. Esto ayuda a mantener la moral del equipo y aumenta la motivación para seguir trabajando juntos para alcanzar los objetivos.
  10. Adaptabilidad: Un buen líder debe ser capaz de adaptarse a los cambios en el entorno y en la organización. Esto implica ser flexible y estar dispuesto a cambiar la dirección y los objetivos según sea necesario

Liderar correctamente es una oportunidad para crecer y fortalecer al equipo, y por ende, a la empresa. Mantener una actitud positiva, centrada y trabajar colaborativamente son las claves para superar los desafíos. Esto se logra no solo con el desarrollo de habilidades blandas y experiencia, sino también con herramientas que ayuden a planificar los proyectos, organizar equipos de trabajo y distribuir correctamente los recursos. Workdeck es una plataforma que puede acompañar ese proceso, pues ofrece múltiples funciones como: 

  • Diagrama de Gantt
  • Tablero Kanban
  • Gestión de proyectos, tareas y actividades
  • Gestión de calendario
  • Compras y gastos
  • Control horario y gestión de parte de horas
  • Chat interno

Si no conoces Workdeck, te invitamos a vivir la experiencia comenzando una prueba gratis aquí

marzo 8, 2023

Ley del control horario

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El 8 de marzo de 2019, el gobierno aprobó el real decreto-ley que obliga a las empresas a registrar la hora de entrada y salida de cada profesional vinculado a una organización. Esta ley de control horario tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada, de crear seguridad jurídica tanto los trabajadores como para las empresas y de posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Hoy te contamos más y resolvemos algunas dudas necesarias sobre esta ley de control horario.

Hemos adelantado que el objetivo de esta ley es velar por el cumplimiento de los horarios laborales establecidos para respaldar la seguridad jurídica del empleado y del empleador. A continuación, te explicamos en detalle todo lo relacionado a esta ley.

¿A qué tipo de trabajadores y empresas aplica el registro horario? 

El registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo, siempre y cuando estén incluidas en el ámbito de aplicación que define el artículo 1 ET. Así, las empresas quedan obligadas al registro diario de jornada también respecto de trabajadores “móviles”, comerciales, temporales, trabajadores a distancia o cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa. Las únicas peculiaridades o excepciones son las siguientes:  

  • Relaciones laborales de carácter especial
  • Trabajadores que cuentan con un régimen específico o particular en materia de registro de jornada

¿Qué medios pueden ser utilizados para el registro de jornada?

La norma no establece una modalidad específica o predeterminada para el registro diario de la jornada, limitándose a señalar que se debe llevar a cabo día a día e incluir el momento de inicio y finalización de la jornada. Para ello, y sobre el resto de elementos configuradores, llama a la autorregulación, mediante la negociación colectiva o el acuerdo de empresa.

Así, será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador. Para ello, la información de la jornada debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, en su caso, que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez registrada.

¿Pueden las empresas establecer unilateralmente sistemas propios de registro de jornada?

Sí, dentro de ciertos márgenes: el artículo dispone que sean la negociación colectiva o acuerdos de empresa los encargados de la organización y documentación del registro horario, así como el sistema concreto (registros manuales, plataformas digitales, tornos, etc) o la forma específica de cumplimentarlos, incorporando todos aquellos aspectos que se consideren necesarios para que se cumpla su finalidad. Esta previsión permite que las diferentes tipologías de empresas, sectores y ocupaciones profesionales puedan contar con un modelo o sistema adecuado a sus características, y precisar, de acuerdo con las propias definiciones contenidas en el convenio, condiciones tales como interrupciones, pausas, flexibilidad en la distribución del tiempo de trabajo o similares.

¿Se considera como tiempo de trabajo efectivo la totalidad del transcurrido entre el horario registrado de inicio y finalización de la jornada diaria? 

La obligación formal es el registro diario de la jornada de trabajo por lo que deberá contener, por expresa mención legal, “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”. Con todo, es conveniente igualmente que sea objeto de llevanza todo aquello que forme parte de la misma, en especial lo relativo a pausas diarias obligatorias legal o convencionalmente previstas, o voluntarias, para permitir eludir la presunción de que todo el tiempo que media entre el inicio y finalización de jornada registrada constituye tiempo de trabajo efectivo.

Cuando la expresión legal, convencional o contractual de esas interrupciones o pausas intrajornada es clara, predeterminada y global, el registro diario podrá eludir esos elementos configurativos internos de la jornada diaria, porque resultan identificables en relación con esos otros instrumentos que permiten dar certeza y seguridad jurídica del tiempo de trabajo realizado y atribuible.

¿Cómo se registra la jornada de los trabajadores que se desplazan a clientes?

En relación con los trabajadores desplazados fuera del centro habitual de trabajo, con o sin pernocta, el registro diario de jornada no altera la aplicación de las reglas estatutarias generales, debiéndose registrar el tiempo de trabajo efectivo.

Toda esta información está registrada en la “Guía sobre el registro de jornada”, archivo publicado por el Ministerio de trabajo, Migraciones y Seguridad Social y que tiene como objetivo facilitar la puesta en práctica de dicha normativa. 

Si bien luego de la pandemia pareciera que la mayoría de las empresas están migrando a un trabajo virtual/digital, hay muchas que aún tienen dudas de cuándo y cómo hacerlo. Con esta nueva normativa, el trabajo virtual también deberá ser controlado y desde Workdeck ofrecemos una plataforma con la posibilidad de controlar el tiempo de trabajo, centrado en la gestión de proyectos para tener una visión holística de lo que está sucediendo en la empresa.

Si quieres, puedes comenzar tu prueba gratis de nuestra plataforma aquí!

febrero 24, 2023

Diagrama de Gantt: una excelente herramienta para gestionar tareas

ColaboraciónProductividad
El diagrama de Gantt ha sido una herramienta de gestión de proyectos muy utilizada en las últimas décadas debido a su eficacia en la planificación, programación y seguimiento de proyectos. La utilidad de esta metodología radica en que permite visualizar de manera clara y sencilla las tareas por hacer, el tiempo necesario para cada una de ellas y la secuencia de tiempo en la que se deben realizar. En el blog te contamos cómo funciona y cuáles son las ventajas de aplicar el diagrama de Gantt.

El diagrama de Gantt fue creado por primera vez a mediados de la década de 1890 por el ingeniero polaco Karol Adamiecki, quien lo llamó harmonograma y lo desarrolló como un método de presentación gráfica de procesos interdependientes con el fin de mejorar la visibilidad de los programas de producción. Quince años más tarde, un ingeniero estadounidense, Henry Gantt, creó su propia versión del gráfico y lo popularizó al diagrama que conocemos hoy en día, el cual lleva su nombre.

Su popularidad se incrementó debido a la eficacia que entregaba en todo el proceso de desarrollo de un proyecto. Las ventajas que más destacan sobre su implementación son:

1. Planificación: Ayuda a los managers de proyectos a planificar las tareas necesarias para completar un proyecto y a establecer un cronograma realista y alcanzable.

2. Programación: Permite a los managers de proyectos programar tareas y recursos de manera eficiente, lo que ayuda a evitar conflictos en la programación de tareas y a maximizar el uso de los recursos disponibles.

3. Seguimiento: Permite realizar un seguimiento continuo del progreso del proyecto, lo que permite detectar a tiempo posibles retrasos o desviaciones en el plan original.

4. Comunicación: Herramienta excelente para comunicar el plan del proyecto a todas las partes interesadas, incluidos los miembros del equipo del proyecto, los patrocinadores del proyecto y los clientes.

5. Toma de decisiones: Ayuda a los managers de proyectos a tomar decisiones informadas sobre la gestión del proyecto, incluyendo la asignación de recursos, la reprogramación de tareas y la identificación de posibles riesgos.

¿Cómo funciona un diagrama de Gantt?

Como bien mencionamos, el diagrama se utiliza generalmente para la gestión de proyectos, ya que permite tener una visualización de cómo progresan tareas y/o proyectos a lo largo de un período determinado de tiempo. Su visualización suele estructurarse por: proyectos, tareas, mes y año y semanas de trabajo. A continuación, te mostramos un ejemplo, tomando a Workdeck como referencia.

Como se puede ver en la imagen, a la izquierda aparecen las tareas o actividades que componen a un proyecto.

Al utilizar el diagrama de Gantt de Workdeck, con un clic puedes ver quiénes son los empleados asignados a cada tarea, el tiempo programado y el tiempo que ya se ha trabajado en cada tarea.

En la parte superior, existe una escala de tiempo que se extiende a lo largo del proyecto. En este caso, se puede visualizar el proyecto por meses, pero si se desea, se puede analizar el proyecto por día o semana.

A cada tarea se le asigna un marco de tiempo y luego se construye una barra para delimitar el inicio y fin de la misma. Existen muchas variantes de este diagrama, y en el caso de Workdeck, se creó para facilitar aún más la gestión proyectos y tareas. Cada color tiene un significado y también se pueden marcar hitos y posibles problemas con el fin de tener una visión holística de cada proyecto.

Como podemos notar, el diagrama de Gantt tiene la capacidad de mostrar en una sola imagen la duración de proyectos y tareas, la relación que existe entre ellas, hitos u objetivos a completar  y posibles riesgos.

El diagrama de Gantt de Workdeck está sincronizado con el cuadro de Kanban (puedes más sobre esta herramienta en el artículo:La metodología Kanban: una herramienta para optimizar el trabajo) y con el calendario. De esta manera, cualquier cambio o modificación que se realice en la plataforma, siempre estará reflejada en el diagrama.

Por último, Workdeck también brinda la posibilidad de adjuntar archivos, mantener conversaciones y dejar comentarios, todo desde el diagrama de Gantt, para que cada usuario pueda tener un total conocimiento del estado de los proyectos y tareas.

Como mencionamos, existen muchas variantes del diagrama de Gantt y es importante utilizar uno que se ajuste a las necesidades de la empresa y permita a los empleados ser más eficientes y efectivos. Si deseas probar el diagrama de Gantt de Workdeck ¡no dudes en solicitar tu prueba gratis de la plataforma aquí!

enero 23, 2023

9 beneficios de trabajar desde casa con tu mascota

ColaboraciónProductividad
Si eres dueñ@ de una mascota y trabajas desde casa, este artículo es para ti. Te contamos sobre los beneficios que tiene el trabajo virtual, tanto para ti como para tu mascota y te damos algunos consejos para que puedas organizar mejor tus tareas y pasar más tiempo de calidad con tu mejor amig@.

Una de las grandes transformaciones que ha dejado el paso de la pandemia ha sido la migración de los espacios físicos a virtuales. Desde 2020, el teletrabajo ha sido una tendencia en aumento, ya que se ha comprobado que este otorga importantes ventajas tanto para las empresas como para los trabajadores. Ya hemos explicado los aspectos positivos del trabajo remoto en “El boom de los Digital Workplace: Una tendencia que llegó para quedarse ”, pero ahora queremos profundizar en los beneficios de trabajar desde casa cuando se tiene una mascota.

Desde el momento en que decidimos dedicar parte de nuestra vida a cuidar, educar y amar a una mascota, sabemos que traerá consigo una serie de ganancias emocionales que mejorarán nuestros días. Sin embargo, la tenencia de mascotas demanda tiempo que a veces nos falta por la agenda ajetreada que llevamos entre el trabajo y otros quehaceres. Pues bueno, desde que las empresas comenzaron a establecer el teletrabajo como modalidad, el cuidado de las mascotas no solo se facilitó, sino que también dio paso a múltiples cambios positivos a la relación dueñ@/mascota.

Trabajar desde casa con una mascota puede tener una gran cantidad de beneficios para la salud mental, física y el bienestar general. A continuación, te mencionamos 9 de ellos:

  1. Reducción del estrés: La compañía de un animal puede ser reconfortante y ayudar a reducir la ansiedad y el estrés. Esto puede mejorar la capacidad de concentración y aumentar la productividad.
  2. Mejora de la salud mental: El contacto físico con una mascota, como acariciar a un perro o un gato, puede liberar oxitocina, una hormona relacionada con la sensación de bienestar y relajación. Eso permite reducir el estrés y mejorar la salud mental.
  3. Mejora de la salud física: Pasear o jugar con tu mascota puede favorecer la condición física y reducir el riesgo de enfermedades relacionadas con la inactividad.
  4. Reducción de la soledad: El trabajo desde casa puede ser solitario, pero tener una mascota cerca proporciona compañía y reduce la sensación de aislamiento.
  5. Mejora del bienestar emocional: El cuidado de una mascota puede impulsar el desarrollo de un sentido de responsabilidad y otorgar un propósito en la vida que trascienda de lo tangible. 
  6. Mayor flexibilidad: Trabajar desde casa con una mascota puede entregar mayor nivel de flexibilidad en cuanto a los horarios y el lugar de trabajo. Esto ayuda a disminuir  la preocupación que genera dejar a la mascota sola durante largos períodos de tiempo.
  7. Aumento de la creatividad: Pasar tiempo con una mascota  favorece la inspiración de nuevas ideas. Los animales pueden proporcionar una perspectiva fresca y diferente sobre los problemas y desafíos laborales.
  8. Mejora de la productividad: Trabajar desde casa con una mascota permite establecer una rutina y un horario regular, lo que puede incrementar la productividad y la eficiencia.
  9. Mejora del trabajo en equipo: Aunque trabajar desde casa con una mascota puede ser individual, también puede ayudar a mejorar el trabajo en equipo al fomentar la comunicación y el apoyo entre los miembros del equipo que también trabajan desde casa con mascotas. Las similitudes entre pares, ayuda a la fluidez de la comunicación, la conexión y por ende la disposición de colaboración.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que al trabajar remotamente con nuestras mascotas se pueden presentar nuevos desafíos adicionales a los ya existentes en el día a día, como distracciones y problemas de organización. Se debe adoptar una nueva dinámica en cuanto a la planificación de trabajo y tiempo libre. Por ello, es muy importante establecer un lugar específico para trabajar donde tu mascota no pueda acceder en todo momento. De esta manera, no se generan interrupciones y estableces límites claros durante el tiempo de trabajo y los descansos. Crear una rutina para garantizar que se dedique tiempo suficiente al trabajo y a la mascota hará que trabajar desde casa sea mucho más sencillo.

Hay que ser flexibles, estar dispuesto a adaptarse a los cambios y encontrar lo que funciona mejor para ambos. Por ejemplo, pasear a tu perro durante reuniones puede resultar una estrategia eficiente para despejar tu cabeza y entrar a una videollamada con ideas nuevas y renovadas. Además, con las herramientas de trabajo remoto que existen hoy en día, podemos pasear a nuestra mascota y seguir leyendo emails o contestando chats. 

Es importante poder planificar el trabajo, y tener una rutina en la cual se desayuna, se pasea al perro, se almuerza y se toman descansos. No sirve estar trabajando todo el día sin tomarse descansos porque se corre riesgo de dejar de ser productivo. Hay que conocer y apoyarse en las herramientas de planificación de tu empresa, para que cada persona gestione su trabajo y sus tiempos de la mejor manera. Plataformas como Workdeck, ofrecen un espacio de trabajo virtual que facilita la organización y rendimiento laboral. 

En caso que tu actual empresa no cuente con este tipo de herramientas de gestión, te invitamos a conocer Workdeck, una plataforma para tener tu oficina virtual y así administrar tus proyectos, gastos, compras y mucho más.

 

 

febrero 16, 2021

Projects and Organisational structure: a shift in power

Colaboración
Projects are being increasingly used to deliver innovative products and services, to perform change and transformation and – in general – to get work done in organisations. As such, a growing number of organisations perform a considerable part of their processes and activities as projects.

However, according to the International Project Management Association (IPMA), in terms of organisation structure and company leadership, most organisations continue to be organised based on the principle of dividing the work in functional activities that are organised in specialized functional departments1 (such as Sales, Human Resources, Finance, Marketing, Productions, etc.), and tend to follow a top-down, command and control hierarchy.

Performing projects within such an organisation structure and leadership hierarchy is not ideal for project delivery and success. Surprisingly, projects can all too frequently be seen as a source of additional ‘burden’ to the teams engaged in projects (who are mobilised from across functional departments), as well as to the heads of the functional departments being ‘disturbed’ by the project (who have their teams and resources dedicated to a project). Moreover, it is not always clear the command hierarchy between the Project Manager and these departmental heads.

The bottom line is that the more projects a traditionally set up organisation performs, the more ‘burden’ it needs to cope with.

IPMA points to an opportunity to optimise efficiencies, delivery and increase the likelihood of project success by enabling the creation of a Project Based Organisation (PBO) that can be mobilised and empowered within the existing traditional structure. The interesting features of a PBO are that it is a temporary structure (i.e. in place for the duration of the project), and it is flexible and adaptable to the specific circumstances of the project and its context for the business. A key consideration within such a structure, is the fostering of a symbiotic interaction between the PBO and the enabling or supporting functions in the organisation1 (Sales, HR, R&D, etc.); the functional departments are in a supporting not a controlling role.

Here is where the role of the Project Manager becomes crucial. In a PBO, the Project Manager is no longer an individual who is merely competent in the technicalities of Project Management processes, methods and tools1. The Project Manager needs to be competent in leadership and should possess the authority to engage and direct the support of the heads of the functional departments. In addition, the Project Manager should have the skills to establish strategic direction, mobilise and facilitate collaboration between all teams involved, and steer the project towards a successful outcome in line with the organisational goals.

The ability for project-oriented businesses to harmoniously create and run temporary PBO structures embedded within the traditional organisation structure opens the opportunity to increase project efficiencies, reduce the burden of projects on the organisation, and ultimately lead to greater chances of project success and the overall contribution to organisational goals. A key figure becomes the Project Manager with a strong leadership skillset.

1 https://www.ipma.world/will-project-based-organisations-new-normal/