La tendencia a trabajar desde casa se debe a una combinación de factores: el avance tecnológico, la pandemia COVID-19 y la necesidad de tener un balance entre la vida laboral y personal. Su implementación favorece una serie de beneficios como:

•  La flexibilidad de horario: Trabajar desde casa permite ajustar el horario de trabajo para adaptarlo a las necesidades personales
• Ahorro de tiempo y costos: Al no tener que desplazarse, los trabajadores pueden ahorrar tiempo y reducir los costos de transporte.
• Mejorar en la calidad de vida: Al no tener que recorrer largas distancias para llegar al trabajo, las personas pueden disfrutar de más tiempo para realizar otro tipo de actividades.
• Mayor eficiencia: Muchas empresas han descubierto que el teletrabajo puede mejorar la productividad de sus empleados.

No obstante, también existen desafíos, pues el trabajo remoto suele hacerse desde casa. Lidiar con la falta de separación entre la vida laboral y la personal, la soledad y la falta de interacción entre compañeros de trabajo, pueden transformarse en un problema si no se gestionan adecuadamente. Por ello, es indispensable implementar una rutina de trabajo que nos ayude a no perder la motivación y hacer del trabajo remoto una experiencia provechosa. Tener horarios establecidos, un lugar que evite las distracciones o escribir pendientes, son solo algunos de los hábitos que nos ayudan a trabajar de manera efectiva.

1. Aprovechar el tiempo que ahorras de viaje para empezar a trabajar temprano: No es recomendable despertarse diez minutos antes de prender la computadora, más bien, idealmente una persona tiene que estar activa una hora antes de comenzar a trabajar. Por lo tanto, despertarse temprano y tomarse el tiempo adecuado para desayunar, leer las noticias y cambiarse es una buena estrategia para comenzar a trabajar más enfocado.
2. Es importante establecer las horas de trabajo. Decidir cuándo empezar y terminar de trabajar nos permite tener un equilibrio entre el trabajo y la vida personal de cada uno. 
3. Organiza el día como si estuvieras en la oficina: Establece horarios de descanso, comidas y reuniones. Estar en casa significa un beneficio siempre y cuando no te distraigas con los quehaceres domésticos, familia u otras cosas. 
4. Ten organizado tu propio espacio de trabajo donde únicamente dediques tiempo a trabajar y no a otra cosa. Evita estar sentado en el sofá o con la TV prendida, hay que tener un espacio de la casa ordenado y limpio para poder dedicarlo a las horas de trabajo.
5. Busca otros espacios para trabajar: Escoge una cafetería cercana para continuar el trabajo desde allí y no sentirse encerrado en casa. Puedes hacerlo algunas veces a la semana, de esta manera, eliminas las posibles distracciones de estar en nuestra casa y cambias de aire.
6. Evita las redes sociales en momentos donde estás muy concentrado trabajando: Es sabido que cuando estamos en la oficina, no utilizamos las redes sociales de la misma manera y con la misma frecuencia que en nuestra casa. Por lo tanto, al trabajar desde casa, es recomendable evitar la tentación de acceder a Facebook, Instagram, Tik Tok o cualquier otra red social.
7. Trabaja en las actividades más complejas en el momento que más productivo te sientas: Detectar los momentos de mayor inspiración para dedicárselos a las tareas más difíciles o que más tiempo nos llevan es una gran estrategia para tu día a día. Por ello, es importante definir estos horarios en función de la productividad personal (ya sea mañana, tarde o noche).
8. Mantén conversaciones regularmente con tu equipo de trabajo: Esto permite que estén todos alineados y sientas que trabajas en equipo. Formar parte de algo más que el trabajo de uno mismo hace que nos esforcemos más por cumplir los objetivos y aumenta el rendimiento laboral personal.
9. Trabaja con música: Si no afecta en tu concentración, la música siempre puede ser una alternativa para acompañar los momentos de trabajo. 
10. Toma descansos entre tareas: En la oficina, solemos parar de trabajar para tomar un café o conectar con nuestros compañeros. Estando en casa, debemos mantener estos hábitos, levantarnos de la silla y dedicarle diez minutos a lavar ropa. Esto ayuda a descansar la cabeza y volver al trabajo aún más enfocado.
11. Utiliza todas las herramientas que te brinda tu empresa para estar conectado, organizar tu tiempo y aumentar tu productividad: Haz llamadas regulares con tus compañeros de trabajo, asigna responsabilidades, define tareas, reuniones de seguimiento, etc. Verás que la energía positiva de trabajo se convierte en un aliado.

Actualmente, existen softwares que cuentan con múltiples herramientas para gestionar proyectos, organizar equipo, hacer seguimientos a tiempo real y facilitar el trabajo remoto, tanto para las empresas como para los trabajadores. En Workdeck, ofrecemos todos estas implementaciones y más. Una plataforma integrada que permite gestionar los proyectos de manera simple y eficaz. Cuenta con diversas herramientas dentro de las cuales se destacan: canales de comunicación propios, gestión de calendario, gestión de gastos y compras, y mucho más.

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No siempre es clara la jerarquía de control entre el Project Manager y los jefes de departamento.

En resumen, cuantos más proyectos realice una organización establecida tradicionalmente, más «carga» tendrá que afrontar.

IPMA apunta a una oportunidad para optimizar la eficiencia en la implementación de los proyectos y aumentar su probabilidad de éxito al permitir la creación de una Organización Basada en Proyectos (OBP) que se puede movilizar y empoderar dentro de la estructura tradicional existente. Las características interesantes de una OBP son que es una estructura temporal (es decir, existe durante la duración del proyecto), y es flexible y adaptable a las circunstancias específicas del proyecto y su contexto para el negocio. Una consideración clave es el fomento de una interacción simbiótica entre la OBP y las funciones habilitadoras o de apoyo en la organización[1] (Ventas, Recursos Humanos, I+D, etc.); los departamentos funcionales tienen un papel de apoyo, no de control.

Aquí es donde el papel del Project Manager es crucial. En una OBP, el Project Manager ya no es una persona meramente competente en los tecnicismos de los procesos, métodos y herramientas de Gestión de Proyectos[1], sino también debe ser competente en liderazgo y debe poseer la autoridad para contratar y dirigir el apoyo de los jefes de los departamentos funcionales. Además, el Project Manager debe tener las habilidades para establecer una dirección estratégica, movilizar y facilitar la colaboración entre todos los equipos involucrados y dirigir el proyecto hacia un resultado exitoso en línea con los objetivos de la organización.

La capacidad de las empresas orientadas a proyectos para crear y ejecutar armoniosamente estructuras de OBP temporales integradas en la estructura de la organización tradicional abre la oportunidad de aumentar la eficiencia del proyecto, reducir la carga de los proyectos en la organización y, en última instancia, conducir a mayores posibilidades de éxito del proyecto y el resultado general y de contribuir a los objetivos de negocio de la organización. El Project Manager se convierte en una figura clave y posee una fuerte capacidad de liderazgo.

Sin embargo, según la Asociación Internacional de Gestión de Proyectos (International Project Management Association-IPMA), en términos de estructura organizativa y liderazgo empresarial, la mayoría de las organizaciones continúan organizándose en base al principio de dividir el trabajo en actividades funcionales que se organizan en departamentos funcionales especializados[1] (como Ventas, Recursos Humanos, Finanzas, Marketing, Producción, etc.), y tienden a seguir una jerarquía de mando y control top-down (de arriba hacia abajo).

Pero la realización de proyectos dentro de tal estructura organizativa y jerarquía de liderazgo no es ideal para la entrega y el éxito de los proyectos. Con demasiada frecuencia, los proyectos pueden considerarse una ‘carga’ adicional para los equipos (que provienen de los departamentos

[1] https://www.ipma.world/will-project-based-organisations-new-normal/

1- Definir el proyecto y abordar preguntas importantes al comienzo del proyecto
2- Dimensiona el alcance y los objetivos de tu proyecto
3- Comunicar roles, expectativas y objetivos al equipo

También es importante seleccionar cuidadosamente la herramienta o software que acompañará a todos los procesos y que sirve de apoyo para los equipos de trabajo. Siempre hay que tener en cuenta el entorno, los desafíos, los roles y la dimensión del proyecto. En cualquier caso, un Software SaaS que permite automatizar los servicios profesionales y digitalizar los espacios de trabajo de forma inteligente es un recurso clave.

1- Definir el proyecto y abordar preguntas importantes al comienzo del proyecto
¿Cuál es el proyecto que queremos desarrollar? hay que ser capaces de poder explicar y justificar el proyecto que queremos crear. Por lo tanto, para comenzar nuestros proyectos de la manera correcta, es recomendable primero tomarse el tiempo para abordar las preguntas importantes al principio. Hay que comenzar preguntando el «por qué del proyecto».

¿Qué queremos conseguir con el proyecto y por qué ahora?

¿Cómo ayudará a la empresa?
¿Puede la empresa beneficiarse de este proyecto en este momento?
¿Qué problema está resolviendo este proyecto?
¿Debería suceder este proyecto?

El trabajo como gestor de proyectos consiste en vender al equipo y a la propia empresa la idea y necesidad de gestionar este proyecto, luego coordinarlo.

Según una encuesta de Gallup, sólo el 2,5 % de las empresas completan el 100 % de sus proyectos cada año. Por eso es clave acceder a un software de automatización de servicios profesionales como Workdeck, aquí puedes solicitar una DEMO GRATUITA.

2- Dimensiona el alcance y los objetivos de tu proyecto
Lo más común en una empresa o equipo es largarse a por el proyecto, intentando que despegue, llevándose nuestro tiempo, y muchas veces el dinero. Hay que dedicar tiempo a la planificación y a dimensionar el alcance del proyecto.
Para lograrlo debemos establecer qué problema está resolviendo para la empresa y definir los objetivos que perseguirá. Nuestro proyecto debe tener una visión clara cuando comprenda el alcance de la gestión de proyectos.

Estas preguntas pueden ayudar a determinar esa visión y crear una hoja de ruta:

¿Cuál es el objetivo principal de este proyecto?
¿Quién es la mejor persona o el equipo correcto para implementar el proyecto?
¿Qué alcance tendrá el proyecto?
¿Qué entregables se necesitan para alcanzar los objetivos?
¿Cuál es la persona adecuada para gestionar los proyectos y delegar responsabilidades?
¿Qué riesgos existen para este proyecto y cómo puede evitarlos?

Un tip importante para la gestión de proyectos es definir una estructura para dividir el trabajo en pequeños bloques y tareas que sean manejables con entregables bien definidos. Desde el tiempo que nos llevará cada tarea hasta el costo que implica.

3- Comunicar roles, expectativas y objetivos al equipo
Uno de los principios fundamentales para la gestión de proyectos de trabajo, equipos o profesionales es la comunicación.

Una comunicación clara con nuestro equipo desde el principio sobre los roles, las expectativas, el progreso y los cambios en el proyecto garantiza que los objetivos no se pierdan ni se olviden. También hace que los miembros del equipo sientan que se valoran sus contribuciones y que se escuchan sus preocupaciones.

Además, sus responsabilidades de comunicación se extienden a las partes interesadas en el proyecto, ya sea un cliente, el liderazgo en su propia empresa u otros actores externos.

Puede ser difícil comunicarse con todas las personas que participan en los proyectos, más si están en trabajo remoto o distribuidas en distintos lugares del planeta. En este punto queda más en evidencia la importancia de tener un Software SaaS para Gestión de Proyectos que nos ayude a crear una verdadera solución de Oficina Digital y Gestión de Procesos que nos permita comunicar cada paso del proyecto, recursos, finanzas, informes, herramientas de comunicación colaborativa, compras, gastos, calendarios, gestión de ausencias, gestión de viajes de negocios y todo lo que necesitamos para que nuestro proyecto sea exitoso.

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Antes de la pandemia, la digitalización ya había comenzado a generar cambios en la forma en que trabajamos. La crisis del coronavirus (COVID-19) aceleró esto más allá de todo lo que podríamos haber imaginado, catalizando un experimento mundial de teletrabajo. A medida que profundizamos en este cambio radical hacia el trabajo remoto, se han reportado numerosos beneficios. Por ejemplo, una encuesta reciente de BCG sobre el lugar de trabajo del futuro cita un aumento del 15-40% en la productividad, una reducción del 40% en el ausentismo, una reducción del 10-15% en la rotación del personal, y un 20% de reducción de costes potenciales en la propiedad inmueble y uso de recursos.

A medida que el mundo emerge de la pandemia y la sociedad y los lugares de trabajo vuelven a la normalidad, existe una ventana de oportunidad para obtener una ventaja competitiva evitando un deslizamiento pasivo hacia un «retorno a la normalidad». Nunca antes habíamos estado en un momento tan único para dar forma a un modelo de trabajo que logra un triple triunfo en cuanto a flexibilidad, productividad y sustentabilidad ambiental; y esta triple victoria, todos combinados, brinda resiliencia. La resiliencia no se trata solo de superar esta crisis; se trata de estar preparado para cualquier crisis que pueda estar a la vuelta de la esquina. Se trata de tener modelos operativos que ‘por diseño’ pueden minimizar los impactos de las interrupciones, adaptarse rápidamente a los cambios y tener la agilidad para girar según sea necesario.

Para ganar en la nueva realidad, los líderes empresariales deben ser proactivos y dedicar esfuerzos al proceso de diseño de su estrategia de Futuro del Trabajo.

Esto podría implicar el establecimiento de la posición estratégica global de la empresa en relación con el modelo de trabajo postpandemia a seguir. Las empresas deben reflexionar sobre lo que aprendieron durante la pandemia e integrar esas lecciones en sus modelos operativos y formas de trabajo. Puede haber una decisión válida para un retorno completo a los modelos operativos presenciales. Una empresa puede decidir continuar oficialmente con el trabajo remoto. O una empresa puede optar por un modelo de trabajo híbrido.

Según una nueva encuesta de McKinsey a 100 ejecutivos de industrias y geografías diversas sobre el Futuro del Trabajo en el postpandemia, 9 de cada 10 organizaciones combinarán el trabajo en remoto con el presencial. Este enfoque híbrido podría ser la fórmula ganadora para las empresas competitivas y ágiles en el futuro. Cualquiera que sea la posición estratégica de la empresa, debe formularse.  En el caso de que se adopten modelos totalmente remotos o híbridos, estos deben definirse con mayor profundidad en el contexto organizativo específico de la empresa. Los gerentes de toda la organización deben participar. Es necesario realizar un análisis de brechas en términos de enfoques de gestión, adopción de tecnología y procesos internos para garantizar que haya una preparación operativa para prosperar en el nuevo modelo. Es necesario planificar los pasos para minimizar estas brechas. Por último, es necesario que exista un plan de comunicación sólido hacia los empleados. Idealmente, cuando sea factible para la empresa, los empleados podrían incluso ser incorporados antes en el proceso para ‘co-crear’ o ‘co-diseñar’ el nuevo modelo de trabajo.

La conclusión es que las empresas deben dedicar tiempo y esfuerzo para reflexionar sobre su estrategia de futuro del trabajo. El costo de oportunidad de «volver a la normalidad» pasivamente es demasiado alto.

Digital SME defined sustainable digitalisation (or sustainable digital transformation), as the ‘process of digitalising the economy in a long-lasting, green, and organic way by building on its key strength: innovative SMEs and their business ecosystems’ and with the long-term goal of strengthening European digital sovereignty.

We would like to bring our reflections to the concept of sustainable digitisation at the individual company level.

First of all, we would like to differentiate between digitisation of the running of the business (i.e. the internal operation of the business), versus digitisation of the business model (e.g. e-commerce, servicification, etc.). We strongly believe that the digital transformation of a business needs to occur from within. In the quest to design digital strategies for innovating their business models, companies should not overlook the digitisation of how they run their workplaces and their operations.

Secondly, while the word sustainability is increasingly associated with the environment and the Green movement, in its most generic sense, sustainability is the ‘ability to continue at the same level for a period of time’, i.e. the ability to go the distance at a continued pace. This is very important when we talk about workplace digital transformation. So let’s consider the massive wave of ‘digitisation’ that occurred as a result of the COVID-19 crisis, whereby overnight companies made the lightening move to adopt digital tools to ensure that they could keep their teams up and running in the new remote working scenario that was the consequence of lockdowns and restrictions. Is this sustainable digitisation? We certainly feel that it is the beginning of the wave: so most companies have finally gotten into the Digital race. But will they last the course? Well, The European DIGITAL SME Alliance themselves made a poignant observation when they said: ‘Companies, but also society as a whole, need to understand that ‘going digital’ does not stop with a Zoom subscription.’

We feel that a massive opportunity now exists for progressive companies to step off the track for a moment, to pull into the Pit Stop, and draw up an enduring digital strategy, that focusses first of all on using technology to improve business performance thanks to increased automation, optimisation and the ability to process internal workplace data and to convert it into actionable information and insights for fact-based decision making and planning, recommendations, and predictions. The digitisation of the processes that enable us to get work done ultimately give us a Workplace Advantage, and this is an ideal front- runner for moving on to define a strategy for creating new market and competitive advantages with technology and innovating our business models.

Just one final reflection on sustainability; another important aspect when we consider workplace digital transformation is that of worker ‘buy-in’, and company-wide, sustained use of the digital tools that are central to the transformation. It needs to be an ‘all-in’ approach; this is vital if we are shifting manual and offline processes on-line and if we are moving to a data-driven organisation. To really reap the power of ‘data-driven’, data needs to be complete and robust. Everybody needs to be using the tools systemically and systematically. Data holes lead to blind spots and distortions. For Digital to work its magic in enterprises, it needs to be, just that: sustainable.