abril 27, 2023

Trabajar con metodologías ágiles: ¿Conoces Scrum?

Colaboración

Productividad

La metodología de trabajo Agile (o ágil en español) es un enfoque iterativo e incremental para la gestión de proyectos y el desarrollo de software. Fue diseñado para ayudar a los equipos a ser más flexibles y eficientes, y a adaptarse rápidamente a los cambios en los requisitos del proyecto y las necesidades del cliente. En este blog, te contamos un poco más sobre este tipo de metodologías y presentamos el caso de Scrum como ejemplo.

La metodología Agile se centra en la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo, en lugar de seguir un plan detallado y riguroso. Los equipos de trabajo Agile se organizan en sprints, que son períodos cortos de tiempo (generalmente de 1 a 4 semanas) durante los cuales se desarrollan y entregan nuevas características o funcionalidades del proyecto.

Algunos de los principios clave de la metodología Agile incluyen:

  • Colaboración estrecha entre los miembros del equipo y con los interesados en el proyecto (clientes, usuarios, etc.)
  • Entrega continua de funcionalidades del proyecto, con una atención especial en los elementos más importantes para el cliente.
  • Adaptación a los cambios en los requisitos y en el entorno del proyecto, en lugar de seguir un plan fijo y rígido
  • Auto-organización y empoderamiento de los equipos, permitiendo a los miembros tomar decisiones y asumir responsabilidades

Algunas de las metodologías ágiles más usadas son: SCRUM, Kanban, Lean Software Development, Design Sprint, Extreme Programming XP, Crystal, Dynamic Systems Development Method, Design Thinking, entre otras. En este blog, ahondamos sobre Scrum y te contamos todo lo que necesitas saber de esta metodología.

¿Qué es SCRUM?

Scrum es un marco de trabajo ágil utilizado en el desarrollo de software y en la gestión de proyectos en general. Fue desarrollado para ayudar a los equipos a trabajar juntos de manera más eficiente y efectiva para lograr objetivos en un entorno dinámico y cambiante.

Scrum se basa en el concepto de iteraciones cortas y frecuentes, llamadas sprints, durante las cuales el equipo de trabajo se enfoca en crear un producto o un conjunto de funcionalidades específicas. Cada sprint tiene una duración predefinida y comienza con una reunión de planificación, en la que el equipo determina qué trabajo se realizará durante ese sprint.

Durante el sprint, el equipo se reúne diariamente para revisar el progreso y coordinar el trabajo en curso. Al final de este, se presenta el trabajo completado y se realiza una retrospectiva para reflexionar sobre lo que se hizo bien, lo que se podría mejorar y cómo se puede aplicar en el siguiente sprint.

Scrum también utiliza un conjunto de roles para ayudar a los equipos a trabajar de manera más eficiente y efectiva. Estos incluyen el SCRUM Master, el Product Owner y el Equipo de Desarrollo.

¿Cómo se debería aplicar la metodología SCRUM para trabajar con proyectos?

  1. El proyecto se divide en iteraciones cortas llamadas sprints, que generalmente duran de 1 a 4 semanas.
  2. Al comienzo de cada sprint, el equipo de Scrum se reúne para establecer los objetivos y prioridades del sprint. Esta reunión se llama Sprint Planning.
  3. Durante el sprint, el equipo trabaja en las tareas necesarias para alcanzar los objetivos del sprint. El equipo se reúne todos los días durante unos 15 minutos en una reunión llamada Daily Scrum para discutir el progreso del trabajo y cualquier problema que surja.
  4. Al final del sprint, el equipo se reúne en una reunión llamada Sprint Review para revisar los resultados del sprint y recibir retroalimentación de los stakeholders.
  5. Después de la reunión de revisión, el equipo se reúne en una reunión llamada Sprint Retrospective para evaluar el sprint y determinar cómo pueden mejorar su trabajo en el futuro.
  6. Una vez que se completa el sprint, el equipo se prepara para comenzar el siguiente sprint y el proceso comienza de nuevo.

En resumen, Scrum es una metodología de gestión de proyectos muy efectiva para equipos de desarrollo que buscan una forma más ágil y flexible de trabajar en proyectos complejos. Scrum fomenta la transparencia, la colaboración y la entrega constante de valor para el cliente, lo que puede ayudar a mejorar la calidad del producto y a aumentar la satisfacción del cliente.

Workdeck es un software que permite gestionar el trabajo por proyectos e ideal para trabajar con metodologías ágiles ya que cada usuario tiene acceso al cuadro de Kanban para tener claro cuales son sus actividades y tareas, diagrama de Gantt para el seguimiento de proyectos y herramientas de comunicación para estar interactuando constantemente entre equipos.

¡Te invitamos a que conozcas más sobre Workdeck iniciando tu prueba gratuita aquí!

 

marzo 20, 2023

¿Cómo ser un buen líder? 10 consejos para llevar a tu equipo al éxito

Colaboración

Productividad

Ser un buen líder no es lo mismo que ser un buen jefe. Si bien ambos roles tienen facultad de mando y están directamente relacionados, el líder orienta a su equipo mediante el uso de habilidades blandas que impulsan a los equipos a sentirse estimulados, motivados, con sentido de pertenencia, y por ende, más eficientes. El líder es una figura que permite mejorar la cultura organizacional y rendimiento de la empresa, pues, si los empleados se sienten contentos, escuchados y con un referente inspirador, desde lo profesional y lo humano, el éxito está asegurado. En este blog, te damos algunos consejos para convertirte en el líder que tu equipo necesita.

La figura de buen líder implica tener habilidades y características que te permitan guiar, motivar y apoyar a un equipo para alcanzar metas y objetivos. Un liderazgo efectivo no se trata solo de habilidades y características personales, sino también de aprender a adaptarse y aplicar su conocimiento y experiencia en todos los contextos. A continuación, te detallamos algunas cualidades que suelen asociarse con un buen líder:

  1. Inspiración y motivación: Un buen líder debe ser capaz de inspirar y motivar a su equipo para que den lo mejor de sí mismos. Esto implica establecer objetivos claros, reconocer los logros del equipo y proporcionar retroalimentación constructiva.
  2. Comunicación clara y honesta: Es importante ser transparente con el equipo y comunicar claramente la situación y los desafíos que se están enfrentando. Es mejor ser honesto desde el principio y abordar los problemas de manera abierta y transparente.
  3. Mantener la calma y la perspectiva: Es importante mantener la calma y la perspectiva durante tiempos difíciles. No sirve entrar en pánico o permitir que el estrés y la ansiedad tomen el control. Se debe mantener una mentalidad positiva y centrada, siempre con el foco puesto en los objetivos.
  4. Dar el ejemplo: Como líder, debes ser un modelo a seguir para el equipo. Esto significa mantener una actitud positiva y mostrar cómo enfrentar los desafíos con valentía y resiliencia.
  5. Apoyo emocional: En tiempos difíciles, es importante estar disponible para apoyar emocionalmente a tu equipo. Escuchar sus preocupaciones y miedos, y tratar de brindar apoyo y aliento para ayudarlos a superar los desafíos.
  6. Fomentar la colaboración: En lugar de enfrentar los desafíos solo, fomenta la colaboración y la cooperación en el equipo. Trabajar juntos puede aumentar la creatividad, la innovación y permite encontrar soluciones que no podrían haber sido posibles de otra manera.
  7. Planificación y organización: Durante tiempos difíciles, es importante tener un plan y mantenerse organizado. Esto ayuda a asegurar que el equipo esté enfocado en los objetivos importantes y esté trabajando de manera efectiva hacia ellos.
  8. Delegación efectiva: Un buen líder debe ser capaz de delegar tareas y responsabilidades de manera efectiva, asegurándose de que cada miembro del equipo tenga las habilidades y recursos necesarios para realizar su trabajo.
  9. Reconocimiento y celebración de logros: A medida que el equipo supera los desafíos, es importante reconocer y celebrar los logros. Esto ayuda a mantener la moral del equipo y aumenta la motivación para seguir trabajando juntos para alcanzar los objetivos.
  10. Adaptabilidad: Un buen líder debe ser capaz de adaptarse a los cambios en el entorno y en la organización. Esto implica ser flexible y estar dispuesto a cambiar la dirección y los objetivos según sea necesario

Liderar correctamente es una oportunidad para crecer y fortalecer al equipo, y por ende, a la empresa. Mantener una actitud positiva, centrada y trabajar colaborativamente son las claves para superar los desafíos. Esto se logra no solo con el desarrollo de habilidades blandas y experiencia, sino también con herramientas que ayuden a planificar los proyectos, organizar equipos de trabajo y distribuir correctamente los recursos. Workdeck es una plataforma que puede acompañar ese proceso, pues ofrece múltiples funciones como: 

  • Diagrama de Gantt
  • Tablero Kanban
  • Gestión de proyectos, tareas y actividades
  • Gestión de calendario
  • Compras y gastos
  • Control horario y gestión de parte de horas
  • Chat interno

Si no conoces Workdeck, te invitamos a vivir la experiencia comenzando una prueba gratis aquí

febrero 24, 2023

Diagrama de Gantt: una excelente herramienta para gestionar tareas

Colaboración

Productividad

Software Workdeck en notebook
El diagrama de Gantt ha sido una herramienta de gestión de proyectos muy utilizada en las últimas décadas debido a su eficacia en la planificación, programación y seguimiento de proyectos. La utilidad de esta metodología radica en que permite visualizar de manera clara y sencilla las tareas por hacer, el tiempo necesario para cada una de ellas y la secuencia de tiempo en la que se deben realizar. En el blog te contamos cómo funciona y cuáles son las ventajas de aplicar el diagrama de Gantt.

El diagrama de Gantt fue creado por primera vez a mediados de la década de 1890 por el ingeniero polaco Karol Adamiecki, quien lo llamó harmonograma y lo desarrolló como un método de presentación gráfica de procesos interdependientes con el fin de mejorar la visibilidad de los programas de producción. Quince años más tarde, un ingeniero estadounidense, Henry Gantt, creó su propia versión del gráfico y lo popularizó al diagrama que conocemos hoy en día, el cual lleva su nombre.

Su popularidad se incrementó debido a la eficacia que entregaba en todo el proceso de desarrollo de un proyecto. Las ventajas que más destacan sobre su implementación son:

1. Planificación: Ayuda a los managers de proyectos a planificar las tareas necesarias para completar un proyecto y a establecer un cronograma realista y alcanzable.

2. Programación: Permite a los managers de proyectos programar tareas y recursos de manera eficiente, lo que ayuda a evitar conflictos en la programación de tareas y a maximizar el uso de los recursos disponibles.

3. Seguimiento: Permite realizar un seguimiento continuo del progreso del proyecto, lo que permite detectar a tiempo posibles retrasos o desviaciones en el plan original.

4. Comunicación: Herramienta excelente para comunicar el plan del proyecto a todas las partes interesadas, incluidos los miembros del equipo del proyecto, los patrocinadores del proyecto y los clientes.

5. Toma de decisiones: Ayuda a los managers de proyectos a tomar decisiones informadas sobre la gestión del proyecto, incluyendo la asignación de recursos, la reprogramación de tareas y la identificación de posibles riesgos.

¿Cómo funciona un diagrama de Gantt?

Como bien mencionamos, el diagrama se utiliza generalmente para la gestión de proyectos, ya que permite tener una visualización de cómo progresan tareas y/o proyectos a lo largo de un período determinado de tiempo. Su visualización suele estructurarse por: proyectos, tareas, mes y año y semanas de trabajo. A continuación, te mostramos un ejemplo, tomando a Workdeck como referencia.

Como se puede ver en la imagen, a la izquierda aparecen las tareas o actividades que componen a un proyecto.

Sección trabajo de plataforma Workdeck

Al utilizar el diagrama de Gantt de Workdeck, con un clic puedes ver quiénes son los empleados asignados a cada tarea, el tiempo programado y el tiempo que ya se ha trabajado en cada tarea.

En la parte superior, existe una escala de tiempo que se extiende a lo largo del proyecto. En este caso, se puede visualizar el proyecto por meses, pero si se desea, se puede analizar el proyecto por día o semana.

A cada tarea se le asigna un marco de tiempo y luego se construye una barra para delimitar el inicio y fin de la misma. Existen muchas variantes de este diagrama, y en el caso de Workdeck, se creó para facilitar aún más la gestión proyectos y tareas. Cada color tiene un significado y también se pueden marcar hitos y posibles problemas con el fin de tener una visión holística de cada proyecto.

Como podemos notar, el diagrama de Gantt tiene la capacidad de mostrar en una sola imagen la duración de proyectos y tareas, la relación que existe entre ellas, hitos u objetivos a completar  y posibles riesgos.

Plataforma Workdeck

El diagrama de Gantt de Workdeck está sincronizado con el cuadro de Kanban (puedes más sobre esta herramienta en el artículo:La metodología Kanban: una herramienta para optimizar el trabajo) y con el calendario. De esta manera, cualquier cambio o modificación que se realice en la plataforma, siempre estará reflejada en el diagrama.

Por último, Workdeck también brinda la posibilidad de adjuntar archivos, mantener conversaciones y dejar comentarios, todo desde el diagrama de Gantt, para que cada usuario pueda tener un total conocimiento del estado de los proyectos y tareas.

Como mencionamos, existen muchas variantes del diagrama de Gantt y es importante utilizar uno que se ajuste a las necesidades de la empresa y permita a los empleados ser más eficientes y efectivos. Si deseas probar el diagrama de Gantt de Workdeck ¡no dudes en solicitar tu prueba gratis de la plataforma aquí!

febrero 13, 2023

11 consejos para trabajar desde casa y ser más productivo

Productividad

No es ningún secreto que el teletrabajo ha aumentado considerablemente en los últimos años. Actualmente son muchas las empresas que han puesto en práctica esta dinámica, logrando excelentes resultados. Para los empleados, por su parte, el trabajo virtual ha ampliado las posibilidades de conciliar mejor la vida laboral con la personal, sin embargo, existen múltiples desafíos que pueden condicionar el buen rendimiento. En el blog de hoy, te damos 11 tips que te ayudarán a mantener una organización con tus rutinas de trabajo desde casa.

La tendencia a trabajar desde casa se debe a una combinación de factores: el avance tecnológico, la pandemia COVID-19 y la necesidad de tener un balance entre la vida laboral y personal. Su implementación favorece una serie de beneficios como:

  •  La flexibilidad de horario: Trabajar desde casa permite ajustar el horario de trabajo para adaptarlo a las necesidades personales
  • Ahorro de tiempo y costos: Al no tener que desplazarse, los trabajadores pueden ahorrar tiempo y reducir los costos de transporte.
  • Mejorar en la calidad de vida: Al no tener que recorrer largas distancias para llegar al trabajo, las personas pueden disfrutar de más tiempo para realizar otro tipo de actividades.
  • Mayor eficiencia: Muchas empresas han descubierto que el teletrabajo puede mejorar la productividad de sus empleados.

No obstante, también existen desafíos, pues el trabajo remoto suele hacerse desde casa. Lidiar con la falta de separación entre la vida laboral y la personal, la soledad y la falta de interacción entre compañeros de trabajo, pueden transformarse en un problema si no se gestionan adecuadamente. Por ello, es indispensable implementar una rutina de trabajo que nos ayude a no perder la motivación y hacer del trabajo remoto una experiencia provechosa. Tener horarios establecidos, un lugar que evite las distracciones o escribir pendientes, son solo algunos de los hábitos que nos ayudan a trabajar de manera efectiva.

A continuación, te damos 11 recomendaciones para trabajar desde casa:

  1. Aprovechar el tiempo que ahorras de viaje para empezar a trabajar temprano: No es recomendable despertarse diez minutos antes de prender la computadora, más bien, idealmente una persona tiene que estar activa una hora antes de comenzar a trabajar. Por lo tanto, despertarse temprano y tomarse el tiempo adecuado para desayunar, leer las noticias y cambiarse es una buena estrategia para comenzar a trabajar más enfocado.
  2. Es importante establecer las horas de trabajo. Decidir cuándo empezar y terminar de trabajar nos permite tener un equilibrio entre el trabajo y la vida personal de cada uno. 
  3. Organiza el día como si estuvieras en la oficina: Establece horarios de descanso, comidas y reuniones. Estar en casa significa un beneficio siempre y cuando no te distraigas con los quehaceres domésticos, familia u otras cosas. 
  4. Ten organizado tu propio espacio de trabajo donde únicamente dediques tiempo a trabajar y no a otra cosa. Evita estar sentado en el sofá o con la TV prendida, hay que tener un espacio de la casa ordenado y limpio para poder dedicarlo a las horas de trabajo.
  5. Busca otros espacios para trabajar: Escoge una cafetería cercana para continuar el trabajo desde allí y no sentirse encerrado en casa. Puedes hacerlo algunas veces a la semana, de esta manera, eliminas las posibles distracciones de estar en nuestra casa y cambias de aire.
  6. Evita las redes sociales en momentos donde estás muy concentrado trabajando: Es sabido que cuando estamos en la oficina, no utilizamos las redes sociales de la misma manera y con la misma frecuencia que en nuestra casa. Por lo tanto, al trabajar desde casa, es recomendable evitar la tentación de acceder a Facebook, Instagram, Tik Tok o cualquier otra red social.
  7. Trabaja en las actividades más complejas en el momento que más productivo te sientas: Detectar los momentos de mayor inspiración para dedicárselos a las tareas más difíciles o que más tiempo nos llevan es una gran estrategia para tu día a día. Por ello, es importante definir estos horarios en función de la productividad personal (ya sea mañana, tarde o noche).
  8. Mantén conversaciones regularmente con tu equipo de trabajo: Esto permite que estén todos alineados y sientas que trabajas en equipo. Formar parte de algo más que el trabajo de uno mismo hace que nos esforcemos más por cumplir los objetivos y aumenta el rendimiento laboral personal.
  9. Trabaja con música: Si no afecta en tu concentración, la música siempre puede ser una alternativa para acompañar los momentos de trabajo. 
  10. Toma descansos entre tareas: En la oficina, solemos parar de trabajar para tomar un café o conectar con nuestros compañeros. Estando en casa, debemos mantener estos hábitos, levantarnos de la silla y dedicarle diez minutos a lavar ropa. Esto ayuda a descansar la cabeza y volver al trabajo aún más enfocado.
  11. Utiliza todas las herramientas que te brinda tu empresa para estar conectado, organizar tu tiempo y aumentar tu productividad: Haz llamadas regulares con tus compañeros de trabajo, asigna responsabilidades, define tareas, reuniones de seguimiento, etc. Verás que la energía positiva de trabajo se convierte en un aliado.

Actualmente, existen softwares que cuentan con múltiples herramientas para gestionar proyectos, organizar equipo, hacer seguimientos a tiempo real y facilitar el trabajo remoto, tanto para las empresas como para los trabajadores. En Workdeck, ofrecemos todos estas implementaciones y más. Una plataforma integrada que permite gestionar los proyectos de manera simple y eficaz. Cuenta con diversas herramientas dentro de las cuales se destacan: canales de comunicación propios, gestión de calendario, gestión de gastos y compras, y mucho más.

Si estás interesado en comenzar tu prueba gratuita o saber más de Workdeck, ¡no dudes en contactarnos desde aquí!

enero 23, 2023

9 beneficios de trabajar desde casa con tu mascota

Colaboración

Productividad

Si eres dueñ@ de una mascota y trabajas desde casa, este artículo es para ti. Te contamos sobre los beneficios que tiene el trabajo virtual, tanto para ti como para tu mascota y te damos algunos consejos para que puedas organizar mejor tus tareas y pasar más tiempo de calidad con tu mejor amig@.

Una de las grandes transformaciones que ha dejado el paso de la pandemia ha sido la migración de los espacios físicos a virtuales. Desde 2020, el teletrabajo ha sido una tendencia en aumento, ya que se ha comprobado que este otorga importantes ventajas tanto para las empresas como para los trabajadores. Ya hemos explicado los aspectos positivos del trabajo remoto en El boom de los Digital Workplace: Una tendencia que llegó para quedarse ”, pero ahora queremos profundizar en los beneficios de trabajar desde casa cuando se tiene una mascota.

Desde el momento en que decidimos dedicar parte de nuestra vida a cuidar, educar y amar a una mascota, sabemos que traerá consigo una serie de ganancias emocionales que mejorarán nuestros días. Sin embargo, la tenencia de mascotas demanda tiempo que a veces nos falta por la agenda ajetreada que llevamos entre el trabajo y otros quehaceres. Pues bueno, desde que las empresas comenzaron a establecer el teletrabajo como modalidad, el cuidado de las mascotas no solo se facilitó, sino que también dio paso a múltiples cambios positivos a la relación dueñ@/mascota.

Trabajar desde casa con una mascota puede tener una gran cantidad de beneficios para la salud mental, física y el bienestar general. A continuación, te mencionamos 9 de ellos:

  1. Reducción del estrés: La compañía de un animal puede ser reconfortante y ayudar a reducir la ansiedad y el estrés. Esto puede mejorar la capacidad de concentración y aumentar la productividad.
  2. Mejora de la salud mental: El contacto físico con una mascota, como acariciar a un perro o un gato, puede liberar oxitocina, una hormona relacionada con la sensación de bienestar y relajación. Eso permite reducir el estrés y mejorar la salud mental.
  3. Mejora de la salud física: Pasear o jugar con tu mascota puede favorecer la condición física y reducir el riesgo de enfermedades relacionadas con la inactividad.
  4. Reducción de la soledad: El trabajo desde casa puede ser solitario, pero tener una mascota cerca proporciona compañía y reduce la sensación de aislamiento.
  5. Mejora del bienestar emocional: El cuidado de una mascota puede impulsar el desarrollo de un sentido de responsabilidad y otorgar un propósito en la vida que trascienda de lo tangible. 
  6. Mayor flexibilidad: Trabajar desde casa con una mascota puede entregar mayor nivel de flexibilidad en cuanto a los horarios y el lugar de trabajo. Esto ayuda a disminuir  la preocupación que genera dejar a la mascota sola durante largos períodos de tiempo.
  7. Aumento de la creatividad: Pasar tiempo con una mascota  favorece la inspiración de nuevas ideas. Los animales pueden proporcionar una perspectiva fresca y diferente sobre los problemas y desafíos laborales.
  8. Mejora de la productividad: Trabajar desde casa con una mascota permite establecer una rutina y un horario regular, lo que puede incrementar la productividad y la eficiencia.
  9. Mejora del trabajo en equipo: Aunque trabajar desde casa con una mascota puede ser individual, también puede ayudar a mejorar el trabajo en equipo al fomentar la comunicación y el apoyo entre los miembros del equipo que también trabajan desde casa con mascotas. Las similitudes entre pares, ayuda a la fluidez de la comunicación, la conexión y por ende la disposición de colaboración.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que al trabajar remotamente con nuestras mascotas se pueden presentar nuevos desafíos adicionales a los ya existentes en el día a día, como distracciones y problemas de organización. Se debe adoptar una nueva dinámica en cuanto a la planificación de trabajo y tiempo libre. Por ello, es muy importante establecer un lugar específico para trabajar donde tu mascota no pueda acceder en todo momento. De esta manera, no se generan interrupciones y estableces límites claros durante el tiempo de trabajo y los descansos. Crear una rutina para garantizar que se dedique tiempo suficiente al trabajo y a la mascota hará que trabajar desde casa sea mucho más sencillo.

Hay que ser flexibles, estar dispuesto a adaptarse a los cambios y encontrar lo que funciona mejor para ambos. Por ejemplo, pasear a tu perro durante reuniones puede resultar una estrategia eficiente para despejar tu cabeza y entrar a una videollamada con ideas nuevas y renovadas. Además, con las herramientas de trabajo remoto que existen hoy en día, podemos pasear a nuestra mascota y seguir leyendo emails o contestando chats. 

Es importante poder planificar el trabajo, y tener una rutina en la cual se desayuna, se pasea al perro, se almuerza y se toman descansos. No sirve estar trabajando todo el día sin tomarse descansos porque se corre riesgo de dejar de ser productivo. Hay que conocer y apoyarse en las herramientas de planificación de tu empresa, para que cada persona gestione su trabajo y sus tiempos de la mejor manera. Plataformas como Workdeck, ofrecen un espacio de trabajo virtual que facilita la organización y rendimiento laboral. 

En caso que tu actual empresa no cuente con este tipo de herramientas de gestión, te invitamos a conocer Workdeck, una plataforma para tener tu oficina virtual y así administrar tus proyectos, gastos, compras y mucho más.

 

 

junio 30, 2022

Proyectos y la estructura organizativa: un desplazamiento de poder

Productividad

venados cruzados de frente
Los proyectos son un modelo de trabajo que se utilizan cada vez más para ofrecer productos y servicios innovadores, para realizar cambios y transformaciones y, en general, para implementar el trabajo en las organizaciones. Cada vez más organizaciones realizan una parte considerable de sus procesos y actividades mediante proyectos.

No siempre es clara la jerarquía de control entre el Project Manager y los jefes de departamento.

En resumen, cuantos más proyectos realice una organización establecida tradicionalmente, más «carga» tendrá que afrontar.

IPMA apunta a una oportunidad para optimizar la eficiencia en la implementación de los proyectos y aumentar su probabilidad de éxito al permitir la creación de una Organización Basada en Proyectos (OBP) que se puede movilizar y empoderar dentro de la estructura tradicional existente. Las características interesantes de una OBP son que es una estructura temporal (es decir, existe durante la duración del proyecto), y es flexible y adaptable a las circunstancias específicas del proyecto y su contexto para el negocio. Una consideración clave es el fomento de una interacción simbiótica entre la OBP y las funciones habilitadoras o de apoyo en la organización[1] (Ventas, Recursos Humanos, I+D, etc.); los departamentos funcionales tienen un papel de apoyo, no de control.

Aquí es donde el papel del Project Manager es crucial. En una OBP, el Project Manager ya no es una persona meramente competente en los tecnicismos de los procesos, métodos y herramientas de Gestión de Proyectos[1], sino también debe ser competente en liderazgo y debe poseer la autoridad para contratar y dirigir el apoyo de los jefes de los departamentos funcionales. Además, el Project Manager debe tener las habilidades para establecer una dirección estratégica, movilizar y facilitar la colaboración entre todos los equipos involucrados y dirigir el proyecto hacia un resultado exitoso en línea con los objetivos de la organización.

La capacidad de las empresas orientadas a proyectos para crear y ejecutar armoniosamente estructuras de OBP temporales integradas en la estructura de la organización tradicional abre la oportunidad de aumentar la eficiencia del proyecto, reducir la carga de los proyectos en la organización y, en última instancia, conducir a mayores posibilidades de éxito del proyecto y el resultado general y de contribuir a los objetivos de negocio de la organización. El Project Manager se convierte en una figura clave y posee una fuerte capacidad de liderazgo.

Sin embargo, según la Asociación Internacional de Gestión de Proyectos (International Project Management Association-IPMA), en términos de estructura organizativa y liderazgo empresarial, la mayoría de las organizaciones continúan organizándose en base al principio de dividir el trabajo en actividades funcionales que se organizan en departamentos funcionales especializados[1] (como Ventas, Recursos Humanos, Finanzas, Marketing, Producción, etc.), y tienden a seguir una jerarquía de mando y control top-down (de arriba hacia abajo).

Pero la realización de proyectos dentro de tal estructura organizativa y jerarquía de liderazgo no es ideal para la entrega y el éxito de los proyectos. Con demasiada frecuencia, los proyectos pueden considerarse una ‘carga’ adicional para los equipos (que provienen de los departamentos

[1] https://www.ipma.world/will-project-based-organisations-new-normal/

mayo 12, 2022

3 Claves para una exitosa Gestión de Proyectos

Productividad

Gestión de proyectos Workdeck
En post pandemia y con un proceso acelerado de digitalización las empresas y organizaciones deben gestionar los proyectos de una forma inteligente y ágil. Para ello, se deben cumplir los siguientes puntos o claves básicas, con el objetivo de que el proceso de la gestión de proyectos sea más exitoso.

¿Cuáles son las 3 claves para una exitosa gestión de proyectos?

1- Definir el proyecto y abordar preguntas importantes al comienzo del proyecto
2- Dimensiona el alcance y los objetivos de tu proyecto
3- Comunicar roles, expectativas y objetivos al equipo

También es importante seleccionar cuidadosamente la herramienta o software que acompañará a todos los procesos y que sirve de apoyo para los equipos de trabajo. Siempre hay que tener en cuenta el entorno, los desafíos, los roles y la dimensión del proyecto. En cualquier caso, un Software SaaS que permite automatizar los servicios profesionales y digitalizar los espacios de trabajo de forma inteligente es un recurso clave.

1- Definir el proyecto y abordar preguntas importantes al comienzo del proyecto
¿Cuál es el proyecto que queremos desarrollar? hay que ser capaces de poder explicar y justificar el proyecto que queremos crear. Por lo tanto, para comenzar nuestros proyectos de la manera correcta, es recomendable primero tomarse el tiempo para abordar las preguntas importantes al principio. Hay que comenzar preguntando el «por qué del proyecto».

¿Qué queremos conseguir con el proyecto y por qué ahora?

¿Cómo ayudará a la empresa?
¿Puede la empresa beneficiarse de este proyecto en este momento?
¿Qué problema está resolviendo este proyecto?
¿Debería suceder este proyecto?

El trabajo como gestor de proyectos consiste en vender al equipo y a la propia empresa la idea y necesidad de gestionar este proyecto, luego coordinarlo.

Según una encuesta de Gallup, sólo el 2,5 % de las empresas completan el 100 % de sus proyectos cada año. Por eso es clave acceder a un software de automatización de servicios profesionales como Workdeck, aquí puedes solicitar una DEMO GRATUITA.

2- Dimensiona el alcance y los objetivos de tu proyecto
Lo más común en una empresa o equipo es largarse a por el proyecto, intentando que despegue, llevándose nuestro tiempo, y muchas veces el dinero. Hay que dedicar tiempo a la planificación y a dimensionar el alcance del proyecto.
Para lograrlo debemos establecer qué problema está resolviendo para la empresa y definir los objetivos que perseguirá. Nuestro proyecto debe tener una visión clara cuando comprenda el alcance de la gestión de proyectos.

Estas preguntas pueden ayudar a determinar esa visión y crear una hoja de ruta:

¿Cuál es el objetivo principal de este proyecto?
¿Quién es la mejor persona o el equipo correcto para implementar el proyecto?
¿Qué alcance tendrá el proyecto?
¿Qué entregables se necesitan para alcanzar los objetivos?
¿Cuál es la persona adecuada para gestionar los proyectos y delegar responsabilidades?
¿Qué riesgos existen para este proyecto y cómo puede evitarlos?

Un tip importante para la gestión de proyectos es definir una estructura para dividir el trabajo en pequeños bloques y tareas que sean manejables con entregables bien definidos. Desde el tiempo que nos llevará cada tarea hasta el costo que implica.

3- Comunicar roles, expectativas y objetivos al equipo
Uno de los principios fundamentales para la gestión de proyectos de trabajo, equipos o profesionales es la comunicación.

Una comunicación clara con nuestro equipo desde el principio sobre los roles, las expectativas, el progreso y los cambios en el proyecto garantiza que los objetivos no se pierdan ni se olviden. También hace que los miembros del equipo sientan que se valoran sus contribuciones y que se escuchan sus preocupaciones.

Además, sus responsabilidades de comunicación se extienden a las partes interesadas en el proyecto, ya sea un cliente, el liderazgo en su propia empresa u otros actores externos.

Puede ser difícil comunicarse con todas las personas que participan en los proyectos, más si están en trabajo remoto o distribuidas en distintos lugares del planeta. En este punto queda más en evidencia la importancia de tener un Software SaaS para Gestión de Proyectos que nos ayude a crear una verdadera solución de Oficina Digital y Gestión de Procesos que nos permita comunicar cada paso del proyecto, recursos, finanzas, informes, herramientas de comunicación colaborativa, compras, gastos, calendarios, gestión de ausencias, gestión de viajes de negocios y todo lo que necesitamos para que nuestro proyecto sea exitoso.

Comienza ahora, descubre tu nueva solución de Oficina Digital y Gestión de Procesos, prueba gratis Wordeck, es la cuarta clave para el éxito de tus proyectos.

octubre 18, 2021

Los lugares de trabajo se encuentran en una encrucijada.

Productividad

Hombre con notebook y celular con paisaje de bosque
¿Deslizarse de nuevo en la normalidad o diseñar de forma proactiva nuevos modelos de trabajo duraderos?

Antes de la pandemia, la digitalización ya había comenzado a generar cambios en la forma en que trabajamos. La crisis del coronavirus (COVID-19) aceleró esto más allá de todo lo que podríamos haber imaginado, catalizando un experimento mundial de teletrabajo. A medida que profundizamos en este cambio radical hacia el trabajo remoto, se han reportado numerosos beneficios. Por ejemplo, una encuesta reciente de BCG sobre el lugar de trabajo del futuro cita un aumento del 15-40% en la productividad, una reducción del 40% en el ausentismo, una reducción del 10-15% en la rotación del personal, y un 20% de reducción de costes potenciales en la propiedad inmueble y uso de recursos.

A medida que el mundo emerge de la pandemia y la sociedad y los lugares de trabajo vuelven a la normalidad, existe una ventana de oportunidad para obtener una ventaja competitiva evitando un deslizamiento pasivo hacia un «retorno a la normalidad». Nunca antes habíamos estado en un momento tan único para dar forma a un modelo de trabajo que logra un triple triunfo en cuanto a flexibilidad, productividad y sustentabilidad ambiental; y esta triple victoria, todos combinados, brinda resiliencia. La resiliencia no se trata solo de superar esta crisis; se trata de estar preparado para cualquier crisis que pueda estar a la vuelta de la esquina. Se trata de tener modelos operativos que ‘por diseño’ pueden minimizar los impactos de las interrupciones, adaptarse rápidamente a los cambios y tener la agilidad para girar según sea necesario.

Para ganar en la nueva realidad, los líderes empresariales deben ser proactivos y dedicar esfuerzos al proceso de diseño de su estrategia de Futuro del Trabajo.

Esto podría implicar el establecimiento de la posición estratégica global de la empresa en relación con el modelo de trabajo postpandemia a seguir. Las empresas deben reflexionar sobre lo que aprendieron durante la pandemia e integrar esas lecciones en sus modelos operativos y formas de trabajo. Puede haber una decisión válida para un retorno completo a los modelos operativos presenciales. Una empresa puede decidir continuar oficialmente con el trabajo remoto. O una empresa puede optar por un modelo de trabajo híbrido.

Según una nueva encuesta de McKinsey a 100 ejecutivos de industrias y geografías diversas sobre el Futuro del Trabajo en el postpandemia, 9 de cada 10 organizaciones combinarán el trabajo en remoto con el presencial. Este enfoque híbrido podría ser la fórmula ganadora para las empresas competitivas y ágiles en el futuro. Cualquiera que sea la posición estratégica de la empresa, debe formularse.  En el caso de que se adopten modelos totalmente remotos o híbridos, estos deben definirse con mayor profundidad en el contexto organizativo específico de la empresa. Los gerentes de toda la organización deben participar. Es necesario realizar un análisis de brechas en términos de enfoques de gestión, adopción de tecnología y procesos internos para garantizar que haya una preparación operativa para prosperar en el nuevo modelo. Es necesario planificar los pasos para minimizar estas brechas. Por último, es necesario que exista un plan de comunicación sólido hacia los empleados. Idealmente, cuando sea factible para la empresa, los empleados podrían incluso ser incorporados antes en el proceso para ‘co-crear’ o ‘co-diseñar’ el nuevo modelo de trabajo.

La conclusión es que las empresas deben dedicar tiempo y esfuerzo para reflexionar sobre su estrategia de futuro del trabajo. El costo de oportunidad de «volver a la normalidad» pasivamente es demasiado alto.

enero 26, 2021

Sustainable Digitisation: a digital strategy that can go the distance

Productividad

Personas remando
In 2020, amid the massive flurry of ‘going digital’ that was occurring across Europe (and indeed the world), The European DIGITAL SME Alliance- the largest network of the small and medium sized ICT enterprises in Europe, representing about 20,000 digital SMEs- proposed the coining of a new term: sustainable digitalisation.

Digital SME defined sustainable digitalisation (or sustainable digital transformation), as the ‘process of digitalising the economy in a long-lasting, green, and organic way by building on its key strength: innovative SMEs and their business ecosystems’ and with the long-term goal of strengthening European digital sovereignty.

We would like to bring our reflections to the concept of sustainable digitisation at the individual company level.

First of all, we would like to differentiate between digitisation of the running of the business (i.e. the internal operation of the business), versus digitisation of the business model (e.g. e-commerce, servicification, etc.). We strongly believe that the digital transformation of a business needs to occur from within. In the quest to design digital strategies for innovating their business models, companies should not overlook the digitisation of how they run their workplaces and their operations.

Secondly, while the word sustainability is increasingly associated with the environment and the Green movement, in its most generic sense, sustainability is the ‘ability to continue at the same level for a period of time’, i.e. the ability to go the distance at a continued pace. This is very important when we talk about workplace digital transformation. So let’s consider the massive wave of ‘digitisation’ that occurred as a result of the COVID-19 crisis, whereby overnight companies made the lightening move to adopt digital tools to ensure that they could keep their teams up and running in the new remote working scenario that was the consequence of lockdowns and restrictions. Is this sustainable digitisation? We certainly feel that it is the beginning of the wave: so most companies have finally gotten into the Digital race. But will they last the course? Well, The European DIGITAL SME Alliance themselves made a poignant observation when they said: ‘Companies, but also society as a whole, need to understand that ‘going digital’ does not stop with a Zoom subscription.’

We feel that a massive opportunity now exists for progressive companies to step off the track for a moment, to pull into the Pit Stop, and draw up an enduring digital strategy, that focusses first of all on using technology to improve business performance thanks to increased automation, optimisation and the ability to process internal workplace data and to convert it into actionable information and insights for fact-based decision making and planning, recommendations, and predictions. The digitisation of the processes that enable us to get work done ultimately give us a Workplace Advantage, and this is an ideal front- runner for moving on to define a strategy for creating new market and competitive advantages with technology and innovating our business models.

Just one final reflection on sustainability; another important aspect when we consider workplace digital transformation is that of worker ‘buy-in’, and company-wide, sustained use of the digital tools that are central to the transformation. It needs to be an ‘all-in’ approach; this is vital if we are shifting manual and offline processes on-line and if we are moving to a data-driven organisation. To really reap the power of ‘data-driven’, data needs to be complete and robust. Everybody needs to be using the tools systemically and systematically. Data holes lead to blind spots and distortions. For Digital to work its magic in enterprises, it needs to be, just that: sustainable.