julio 17, 2024

Flexibilidad y adaptabilidad: cuáles son los softwares que pueden ayudarte en la gestión ágil

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¿De qué hablamos cuando nos referimos a la adaptabilidad y la flexibilidad? Son dos términos muy utilizados pero que a menudo pueden confundirse o desorientar a empresas y startups que desconocen la manera de aplicarlos efectivamente. Ambos atributos son fundamentales para permitir a las organizaciones no solo sobrevivir, sino también prosperar frente a las incertidumbres y oportunidades del mercado. En un entorno empresarial en constante cambio, la capacidad de adaptarse y ser flexible es crucial para mantener la competitividad y aprovechar nuevas oportunidades de crecimiento.

¿Quieres liderar o ser un seguidor?

En cualquier caso, tomar la delantera y construir una cultura dinámica conduce a liderar en tu segmento y no quedar por detrás de la carrera, mientras la competencia avanza gracias a un entendimiento más acertado de la situación. 

Sabiendo que la adaptabilidad es la habilidad de comprender y responder a las nuevas reglas y factores del entorno, hay que analizar la información disponible y tomar decisiones estratégicas que no solo aprovechen las oportunidades presentes, sino que también preparen a tu empresa para futuros desafíos.

Algunas condiciones necesarias para avanzar hacia la adaptabilidad:

  • Analizar la información: Es esencial recopilar y analizar datos del entorno para identificar tendencias emergentes y prever cambios potenciales en el mercado. Esto puede involucrar el uso de herramientas avanzadas de análisis de datos y tecnologías como el Big Data y la Inteligencia Artificial para obtener insights valiosos.
  • Tomar decisiones estratégicas: Implementar estrategias basadas en la información recopilada para aprovechar las nuevas oportunidades. Esto implica no solo reaccionar a los cambios, sino anticiparse a ellos, desarrollando planes de contingencia y estrategias proactivas que posicionen a la empresa en un lugar ventajoso.
  • Preparar al equipo: Formar y capacitar a los empleados para que estén listos para enfrentar cambios y adoptar nuevas herramientas y procesos de manera amigable, minimizando las reticencias y promoviendo una cultura de innovación y aprendizaje continuo.

El peligro de no ser adaptable es significativo: puedes quedar rezagado y perder la capacidad de anticipar y prepararse para los cambios. En este contexto, la Inteligencia Artificial (IA) se convierte en una aliada poderosa, no para reemplazar trabajos, sino para complementar y potenciar las decisiones de líderes que sepan integrarla eficazmente​​. La IA puede proporcionar análisis predictivos, automatizar tareas rutinarias y ofrecer insights que de otro modo pasarían desapercibidos, mejorando así la capacidad de respuesta y la toma de decisiones.

Cuando hablamos de flexibilidad, nos referimos a la habilidad de modificar planes y procesos rápidamente para responder a transformaciones inesperadas. En la gestión de proyectos, esto significa poder ajustar cronogramas, reasignar recursos y modificar estrategias sin perder el ritmo. La flexibilidad es vital para manejar los imprevistos y adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes del negocio.

Hay cuestiones importantes para llevar adelante la flexibilidad:

  • Utiliza herramientas colaborativas: implementa el uso de plataformas que permitan la colaboración instantánea, facilitando la comunicación y la coordinación entre equipos.
  • Automatiza tareas: Para liberar tiempo para actividades estratégicas, la automatización de tareas rutinarias y repetitivas es fundamental.
  • Monitoriza los resultados en tiempo real: Manejarse con datos y realizar análisis instantáneos es crucial para tomar decisiones informadas rápidamente.

Herramientas de gestión de proyectos para agilizar la gestión de tu empresa

Puedes encontrar diferentes recursos diseñados para la gestión ágil de proyectos, cada uno con características únicas. En algunos casos, al ser plataformas que ofrecen una funcionalidad específica, se ven limitadas y fomentan el uso de múltiples softwares dentro de un contexto laboral, lo que genera silos de información y dificulta la colaboración eficiente. A continuación, te compartimos algunas herramientas clave:

Spreadsheets: herramienta básica para la gestión y análisis de datos (es gratuita y la más usada pero las empresas que solo utilizan esta solución han perdido mucha competitividad). 

Asana: plataforma de gestión de tareas y proyectos.

Toggl Track: herramienta para el seguimiento del tiempo en la gestión de recursos.

Float: solución para la planificación y gestión de recursos.

Harvest: software de seguimiento de tiempo y facturación.

Tableau: plataforma de visualización de datos.

Trello: aplicación de gestión de proyectos.

La mayor limitación de estas herramientas radica en que, al no ofrecer una solución 360, las empresas se ven obligadas a gestionar proyectos con múltiples plataformas. Esto no solo aumenta la complejidad y los costos, sino que también puede generar problemas de integración y pérdida de información crucial.

Por eso, dejamos para el final Workdeck, una solución integral que combina todas las funcionalidades de las herramientas mencionadas anteriormente. Las ventajas son claras: facilitas el trabajo a todos, tienes una visibilidad general que te permite tomar decisiones estratégicas en tiempo real gracias a los reportes generados por IA. Además, y muy relevante, ahorras dinero. Si tienes que pagar dos herramientas o más para gestionar tu negocio, estarás por encima del coste de Workdeck.

Workdeck ayuda a la adaptación constante a los cambios, brindando a las empresas la flexibilidad y adaptabilidad necesarias para mantenerse competitivas. Integra funcionalidades de gestión de tareas, seguimiento del tiempo, visualización de datos y colaboración en un solo lugar, eliminando la necesidad de utilizar múltiples herramientas y facilitando la coordinación y la comunicación entre equipos.

Para más información, entra aquí y solicita una demo para liderar la transformación en tu negocio. Con Workdeck, no solo optimizas la gestión de proyectos, sino que también preparas a tu empresa para enfrentar los desafíos futuros de manera existosa.

julio 3, 2024

Más allá del CRM y la contabilidad: conoce todo lo que un Software de Gestión Empresarial le ofrece a tu empresa

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Aún hay algunas organizaciones que se resisten a la implementación de un software de gestión empresarial integral. No han llegado a descubrir que no es solo una ventaja competitiva sino una necesidad.

Si bien las empresas requieren de herramientas que gestionen las tareas básicas de contabilidad y CRM, también necesitan que estas ofrezcan una gama completa de funcionalidades que optimicen cada aspecto de su operación. 

En este artículo exploramos cuáles son las principales características de un Software de Gestión Empresarial y te explicamos por qué contar con uno es crucial para cualquier negocio:

  • Gestión de Proyectos

La gestión de proyectos es una función esencial que permite a las empresas planificar, ejecutar y monitorear proyectos de manera efectiva. Un buen software proporciona herramientas para asignar tareas, establecer plazos y seguir el progreso en tiempo real. Esto asegura que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto asignado, mejorando así la eficiencia de la empresa y la satisfacción del cliente​.

  • Automatización de Tareas

Es clave para aumentar la eficiencia operativa. Al automatizar tareas rutinarias como la generación de informes, la gestión de inventarios y la facturación, se reduce el riesgo de errores humanos y se liberan recursos para tareas más estratégicas. La automatización también permite responder más rápidamente a las demandas del mercado y mejorar la calidad del servicio.

  • Gestión de Recursos Humanos

Este punto es vital para cualquier organización. Las funcionalidades de gestión de recursos humanos en un software integral incluyen la administración de nóminas, el seguimiento del desempeño, y la gestión del tiempo y asistencia. Estas herramientas ayudan a asegurar que el personal esté motivado y bien gestionado, lo que a su vez mejora la productividad y reduce la rotación.

  • Control Financiero y Contable

Más allá de las funciones básicas de contabilidad, son necesarias herramientas avanzadas para el control financiero que incluyan el seguimiento de ingresos y gastos en tiempo real, la generación de reportes financieros detallados y la conformidad con las regulaciones fiscales. Esto permite una toma de decisiones informada, fundamental para el éxito de cualquier negocio.

  • Optimización del Servicio al Cliente

La satisfacción del cliente es un factor determinante en el éxito empresarial. Una plataforma all-in-one eficiente facilita la gestión de las relaciones entre las diferentes áreas de la empresa, y esto, a su vez, asegura que los clientes reciban la atención adecuada y oportuna, fomentando la lealtad y la retención a largo plazo.

  • Integración y Colaboración

La capacidad de integrar múltiples áreas de gestión en una única plataforma es una de las características más valiosas. Esto promueve la colaboración entre departamentos, permitiendo que la información fluya de manera libre y en tiempo real. La integración asegura que todos los aspectos del negocio trabajen de manera cohesiva, mejorando el funcionamiento general y contribuyendo a la generación de estrategias exitosas. 

  • Análisis y Reportes en tiempo real

La posibilidad de contar con reportes en tiempo real es esencial para mantener una visión clara y precisa del estado actual del negocio. Esta funcionalidad permite a los líderes obtener datos actualizados y relevantes que permiten preveer escenarios futuros basados en información concreta. Con la capacidad de analizar datos instantáneamente, las empresas pueden responder rápido a los cambios del mercado y ajustar sus estrategias según sea necesario​​.

Por último, y algo que a veces genera cierta reticencia y es la preocupación por la curva de aprendizaje o el tiempo que lleva implementar este tipo de herramientas. La respuesta es que, sin dudas, la puesta en marcha lleva algo de tiempo, ¡pero mucho más tiempo lleva seguir trabajando con procesos descentralizados, hojas de cálculo por doquier y sistemas que no están integrados! 

Si buscas una solución que reúna todas estas funcionalidades en una sola plataforma, Workdeck ofrece todo lo que necesitas para llevar tu negocio al siguiente nivel. Realiza una prueba gratuita aquí y compruébalo por ti mismo.

junio 26, 2024

4 Estrategias para promover el liderazgo femenino en tecnología

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La inclusión y la diversidad se han convertido en temas centrales para las empresas. A pesar de los avances en esta área, las mujeres siguen estando subrepresentadas en roles de liderazgo y, principalmente, en la industria tecnológica donde hay una fuerte presencia masculina.

Solo por listar algunos datos: las mujeres representan sólo el 26% de todos los puestos informáticos, según un artículo del World Economic Forum de 2023. Mientras que Girls Who Code realizó un estudio con Accenture en 2029 y descubrió que el 50% de las mujeres abandonan el sector tecnológico a los 35 años, muchas de ellas porque consideran que en su lugar de trabajo no son consideradas o carecen de modelos femeninos.

Para fomentar un entorno más equitativo, es fundamental que se implementen algunas estrategias específicas. A continuación, compartimos algunas que colaboran con la modificación de esta realidad:

  1. Crear un entorno de trabajo inclusivo

Un entorno de trabajo inclusivo es crucial para que las mujeres se sientan valoradas y apoyadas. Esto involucra ofrecer políticas de trabajo flexible, que permitan equilibrar las responsabilidades laborales y familiares, y garantizar que haya una cultura de respeto y colaboración. ¿Por qué son clave este tipo de políticas? Porque el empleo a tiempo parcial lo concentran las mujeres, específicamente el 73,9%, debido, principalmente, a que son quienes más se ocupan de las tareas del hogar, la crianza de los hijos y el cuidado de familiares, conforme al informe sobre la Situación de las Mujeres en el Mercado de Trabajo 2022, del Ministerio de Trabajo y Economía Social de España.

  1. Implementar políticas de diversidad y equidad que promuevan la contratación y promoción de mujeres

Estas son solo algunas de las medidas que deben llevarse adelante: 

  • Asegurar que haya una representación equilibrada de género en el panel de entrevistadores y entre las personas que se presenten a una búsqueda laboral. 
  • Cada líder de departamento y desde el área de Recursos Humanos deben asegurar que la estrategia de promoción sea justa como también los salarios con el objetivo de evitar el tan conocido “techo de cristal” y la brecha salarial de género.
  • Brindar capacitaciones obligatorias sobre diversidad e inclusión para todo el personal.
  • Crear programas de mentoría y patrocinio donde las mujeres puedan recibir orientación y apoyo de líderes con experiencia.
  1. Fomentar la formación y el desarrollo profesional

La formación continua y las oportunidades de desarrollo profesional son esenciales para que las mujeres avancen en sus carreras. Una opción es ofrecer programas de capacitación en liderazgo, habilidades técnicas y gestión de proyectos. Google, por ejemplo, ha implementado el programa Google Women Techmakers, que ofrece recursos y eventos.

  1. Promover la visibilidad y el reconocimiento

Es importante reconocer y celebrar los logros. Esto no solo aumenta la visibilidad, sino que también inspira a otras mujeres a aspirar a roles de liderazgo. Se pueden organizar premios internos, destacar los logros en las comunicaciones corporativas y apoyar la participación de la plantilla femenina en conferencias y eventos. 

En el caso de Workdeck, su CEO, Oonagh Mc Nerney, comenta que “gracias al trabajo conjunto con el cofundador se ha logrado un buen equilibrio respecto a diversidad de género incluso en áreas como ingeniería y desarrollo de software” y destaca que, en su experiencia, “la diversidad es un gran capital para las empresas, ya que eso es justamente lo que favorece la generación de ideas disruptivas e innovadoras”. 

En síntesis, promover el liderazgo femenino en el ámbito tecnológico no solo es una cuestión de equidad, sino que también aporta beneficios tangibles a las empresas. Con las estrategias adecuadas, es posible crear una cultura inclusiva que impulse el éxito de toda la organización.

junio 18, 2024

Colaboración sin fronteras: cómo un software de gestión de proyectos conecta equipos remotos

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En la era digital actual, el trabajo remoto -o híbrido- se ha convertido en una norma para la mayoría de las empresas y organizaciones. La implementación de un buen software de gestión de proyectos es crucial para facilitar esta transición ya que mejora la colaboración y la eficiencia de los equipos que están distribuidos geográficamente.

A continuación, exploramos cómo esta herramienta puede optimizar la colaboración en equipos de trabajo remoto:

Comunicación fluida y eficiente

Uno de los mayores desafíos del teletrabajo es mantener una comunicación clara y constante. Una plataforma de gestión de proyectos permite que los miembros del equipo puedan compartir actualizaciones, hacer preguntas e interactuar en tiempo real. Con una variedad de herramientas a disposición -que incluso pueden usarse desde el móvil- es posible una comunicación fluida sin importar el área a la que pertenezcan o el lugar donde se encuentren los empleados. 

Transparencia en seguimiento de proyectos y tareas

Un buen software de gestión empresarial proporciona visibilidad 360° de tareas y proyectos que permite hacer seguimiento diario sobre su progreso. A través de tableros Kanban, diagramas de Gantt y listas de tareas, todos los miembros del equipo pueden ver el estado actual del proyecto y las responsabilidades de cada persona. Esta transparencia no solo ayuda a supervisar avances de trabajo, sino que también permite a los miembros del equipo mantenerse informados y alineados con los objetivos del proyecto .

Automatización de flujos de trabajo

La automatización de tareas repetitivas y la configuración de flujos de trabajo automáticos es otro de los beneficios fundamentales de un programa de gestión de proyectos. Automatizar procesos tiene como efecto la reducción de la carga administrativa, permitiendo que los equipos se concentren en tareas de mayor valor. Esta automatización es especialmente útil para equipos remotos ya que facilita la coordinación aunque existan diferencias horarias .

Análisis y reportes a tiempo real

Para los equipos remotos es esencial medir y evaluar el rendimiento de manera efectiva. Los informes de estado generales de proyectos facilitan la comprensión de los aspectos financieros, temporales y otros datos relevantes, entregando una visión integral y rápida del progreso de los proyectos. Los informes detallados y los dashboards personalizados proporcionan insights valiosos tanto para compartir con clientes como para tomar decisiones correctas y ajustar las estrategias en caso de ser necesario.

Entorno colaborativo desde cualquier parte del mundo

Las funciones para la colaboración en documentos y gestión de archivos resultan clave. Permiten a los equipos, de manera instantánea: crear, compartir y editar información, actualizar resultados, corregir errores, advertir riesgos, etc. Además, la integración con servicios de almacenamiento en la nube facilita el acceso a recursos importantes desde cualquier parte del mundo.

En conclusión, el uso de un software de gestión de proyectos es sustancial para la colaboración efectiva de equipos de trabajo remoto. Al facilitar la comunicación, mejorar la transparencia, permitir la colaboración, automatizar procesos y contar con reportes a tiempo real, un software de este tipo ofrece una transformación superadora en la manera de trabajar de los equipos remotos, y por tanto, en el buen rendimiento de la empresa. 

En este contexto, Workdeck brinda grandes posibilidades, ya que es una SuperApp diseñada para optimizar la gestión empresarial y facilitar la colaboración entre empleados distribuidos en diferentes partes del mundo. Gracias a este software no solo es posible  gestionar de manera óptima proyectos y tareas, sino también fomentar un sentido de comunidad y colaboración en los equipos ayudando a construir una cultura laboral positiva incluso en un entorno remoto. 

Te invitamos a comprobarlo por ti mismo realizando una prueba gratuita aquí

mayo 15, 2024

Gestión eficiente del tiempo: ¿Cuáles son sus beneficios y cómo lograrla?

Colaboración

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Tanto en el ámbito personal como laboral, la frase “el tiempo es oro” está más vigente que nunca: este recurso se ha vuelto sumamente valioso. Eso explica, por ejemplo, los tan codiciados días libres que hoy son parte de los beneficios que las empresas ofrecen para retener talento, o las jornadas intensivas para poder disfrutar de otras actividades más allá del trabajo.

En este contexto, donde el ritmo acelerado es lo común, detenerse a pensar en cómo lograr una buena gestión del tiempo puede sonar paradójico. Sin embargo, el ejercicio de tomar consciencia del tiempo del que disponemos, no solo permite lograr mejores resultados a nivel profesional, sino también contar con más momentos de descanso, ocio y actividades de interés personal.

Repasar los beneficios de una buena administración del tiempo puede resultar motivante. Veamos:

  • Reduce la ansiedad y el estrés

Sentir que no se cuenta con suficiente tiempo para realizar una tarea, o que se salta de una a otra, puede conducir a la ansiedad, el estrés y en muchos casos, el agotamiento. Por el contrario, la planificación otorga control y permite una mejor organización de las responsabilidades. 

  • Optimiza la toma de decisiones

La celeridad con la que deben tomarse las decisiones en el ámbito laboral suele resultar estresante. En cambio, una buena gestión del tiempo habilita momentos de mayor tranquilidad para tareas de este tipo que requieren más concentración, análisis y reflexión.

  • Minimiza la procrastinación

Si bien se procrastina por miedo a afrontar ciertas situaciones, o bien por pereza, esto no siempre se hace de manera consciente. Por tal motivo, identificar los malos hábitos y entender sus razones es clave para abordarlos. Resuelto este punto, se podrán priorizar aquellas situaciones que requieran más concentración y dedicación.

  • Mejora el balance entre la vida personal y laboral

Planificar y dedicar tiempo a aquello realmente importante en el ámbito laboral, también repercute positivamente en lo personal, ya que permite más momentos de ocio y disfrute.

  • Aumenta la productividad

Jerarquizar tareas, y aprender a delegar, posibilita una dedicación consciente a aquellos puntos estratégicos que finalmente permiten mayor productividad.

Está a la vista que las ventajas son significativas. Ahora bien, ¿qué pasos seguir para lograr una óptima gestión del tiempo? A continuación presentamos algunas estrategias orientadas a tal fin:

  • Definir objetivos

Los objetivos que se esperan alcanzar deben ser la guía. Lo recomendable es definir y enfocarse en pocos objetivos e ir resolviéndolos uno a uno. Una vez concretados, plantear nuevas metas.

  • Establecer prioridades

Es clave identificar qué tareas son realmente importantes y priorizarlas. Este punto, además de facilitar la concentración en lo relevante, permite liberarse de la gran carga mental que genera la dispersión, y aumenta la creatividad y productividad.

  • Planificar las actividades diarias y su duración 

Saber exactamente qué hacer cada día, puede aumentar la fluidez y motivación. Para esto, una buena práctica es dedicar los últimos minutos de cada jornada para planificar las tareas del día siguiente. Además, el uso de herramientas digitales de gestión permite determinar tiempos disponibles para cada actividad y su posterior control.

  • Automatizar procesos

El tiempo ocupado en reuniones, seguimiento de proyectos, uso de e-mail, trabajos de escritorio, papeleo y archivo, etc., puede reducirse considerablemente gracias al uso de herramientas digitales de gestión que automatizan estos procesos.

  • Reservar tiempo personal

Incluir en agenda actividades de interés personal y disfrute, por fuera de lo laboral, es fundamental para lograr un equilibrio entre la vida profesional y personal.

Para poder aplicar las estrategias mencionadas es preciso contar, previamente, con una visión panorámica de todos los proyectos y tareas. En este sentido, Workdeck ofrece una plataforma digital que posibilita una visualización 360° que integra todas las áreas y actividades de la organización. 

La integración que provee Workdeck permite: automatizar procesos manuales, coordinar el trabajo desde cualquier lugar, analizar información en tiempo real, detectar tempranamente riesgos y anomalías y facilitar la toma de decisiones.

En definitiva, un software de gestión de proyectos es una manera sumamente acertada de administrar el trabajo y las prioridades, en todos los niveles, en pos de ganar tiempo para los objetivos verdaderamente importantes tanto profesionales como personales. Porque no olvidemos que… el tiempo es uno de los bienes más preciados que tenemos.

mayo 2, 2024

Más flexibilidad, menos estrés: Estrategias para el equilibrio laboral

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El estrés laboral es una realidad acuciante para las organizaciones. Según el informe State of the Global Workplace: 2023 Report de Gallup, un 44% de los empleados a nivel mundial asegura haberlo sufrido durante buena parte de su jornada laboral a lo largo del pasado año. La cifra, establemente alta (se mantiene alrededor de ese mismo porcentaje desde 2021) no sólo repercute en una menor productividad de los colaboradores, sino que además se vincula con los altos niveles de rotación: el mismo estudio determinó que más de la mitad de los empleados de todo el mundo buscan activamente un trabajo mientras se desempeñan en un puesto estable.

No se trata de la única correlación a la que conviene prestar atención: el estrés es mayor entre los trabajadores jóvenes y entre quienes desarrollan sus tareas de manera remota o híbrida. ¿A qué puede deberse esto último? A que la vida laboral está menos estructurada o a la cantidad de reuniones que pueden caber en un solo día (a diferencia de lo que ocurre con las presenciales, los encuentros virtuales tienden a ser más “efectivas», sin tiempos muertos ni conversaciones casuales).

Para evitar esta fatiga extrema, las empresas deben encontrar un balance entre lo mejor de los dos mundos. 

Por un lado, una gestión de las personas centrada en los aspectos humanos. No se trata únicamente de aumentar la productividad a cualquier costo, sino de propiciar equilibrios entre la vida personal y la profesional de los colaboradores y de mantener la escucha activa y una alta empatía para detectar demandas, necesidades o incomodidades o de fomentar la participación (tener voz y voto incrementa el compromiso y aumenta la sensación de que el trabajo se realiza con un propósito). El mismo informe de Gallup ha descubierto que resulta muy importante mantener una conversación significativa con cada empleado remoto o híbrido una vez a la semana, centrada en el reconocimiento, la colaboración, fortalezas y debilidades, las prioridades y los objetivos.

Por el otro, habilitar herramientas tecnológicas que permitan una flexibilidad real: en el caso de Workdeck, por ejemplo, se provee el espacio de trabajo digital con todas las funcionalidades disponibles para que cada trabajador pueda cumplir con sus objetivos en tiempo y forma. Pero también se otorgan herramientas analíticas que permiten a los líderes tener visibilidad sobre el rendimiento de los miembros de su equipo, obtener alertas tempranas de desvíos y poder identificar y subsanar rápidamente algún tipo de problema.

Esta combinación de una gestión adecuada de las personas con las herramientas tecnológicas correctas, da como resultado beneficios para todas las partes. La organización logrará mayores niveles de retención, más bienestar en el ámbito laboral y un mayor compromiso por parte de sus empleados. De nuevo Gallup nos ayuda a comprender las correlaciones: un mayor compromiso se conecta de manera directa con los resultados de rendimiento, en especial en circunstancias económicas difíciles, como ocurre en estos tiempos de incertidumbre.

Los miembros de los equipos de trabajo experimentarán una sensación de mayor libertad, clave para que den lo mejor de sí mismos ante cada tarea que se les presente, al tiempo que su desempeño podrá ser analizado de manera continua para identificar la presencia de factores como el estrés que lo pudieran estar afectando. Y finalmente, los clientes podrán recibir mayores niveles de atención y de calidad. 

En conclusión, la combinación de flexibilidad y herramientas tecnológicas adecuadas activan un círculo virtuoso que deriva colaboradores más felices, menos estresados y, como consecuencia, más comprometidos y productivos.

Te invitamos a realizar una prueba gratuita para conocer cómo Workdeck puede mejorar la realidad de tu organización.

abril 17, 2024

Gestión automatizada: cómo un software puede marcar la diferencia en la productividad de tu empresa

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Tecnología

En toda empresa u organización se llevan a cabo multiplicidad de tareas y procesos en pos de satisfacer las necesidades internas, de los clientes, y alcanzar los objetivos deseados. Ahora bien, ¿de qué manera se gestiona esa diversidad de actividades? ¿Se lleva adelante de forma fragmentada? ¿O bien a través de un sistema digital que permite hacerlo integradamente?. Las respuestas a estas preguntas seguramente marquen notablemente la diferencia en los resultados que se estén obteniendo.

Si bien es cierto que hoy la presencia de la tecnología es creciente en todos los ámbitos, muchas empresas -incluso algunas de gran trayectoria- la han incorporado de manera descentralizada en relación a la gestión de sus proyectos y tareas. Esto trae aparejado consecuencias negativas para la organización, como por ejemplo: la ineficiencia en el uso del tiempo, el desaprovechamiento de recursos y una consecuente disminución de la productividad en comparación con empresas cuyos procesos están automatizados. En este contexto, es necesario repensar e implementar modos de gestión que contribuyan a lograr ventajas competitivas en un entorno cada vez más digitalizado.

Aumentar la integración y optimizar la gestión empresarial

Sin importar el sector al que pertenezca la empresa, hablar actualmente de maneras estratégicas de gestión es hablar de digitalización y automatización, pero ¿qué implican estos procesos? 

Para empezar, se trata de iniciar un camino de modernización en la dirección de la empresa que permita integrar y administrar, de manera digital, cada una de las áreas que conforman la organización.

Para lograrlo, es preciso incorporar un software capaz de realizar un seguimiento global y de ejecutar un control minucioso de todas las actividades que se realicen. Esto dará como resultado la reducción de costos, de tiempos de ejecución y producción, permitiendo alcanzar un mayor nivel de rentabilidad.

¿Cómo puede contribuir un software a una gestión empresarial óptima?

En Workdeck creamos, precisamente, un software de gestión de proyectos que tiene la capacidad de:

  • Realizar la gestión integrada de la empresa desde un único espacio virtual: a través de una plataforma que ofrece visibilidad 360°, en tiempo real, respecto al progreso de los trabajos y que posibilita la generación de reportes a tiempo real.
  • Automatizar procesos manuales y ahorrar tiempos y costos invertidos: en reuniones, seguimiento de proyectos, revisión de mails; así como mejorar la colaboración entre equipos y el cumplimiento de objetivos.
  • Reconocer tendencias y detectar tempranamente riesgos y anomalías: posibilitando la planificación y toma de decisiones basadas en datos a tiempo real.
  • Coordinar el trabajo desde cualquier lugar: ya que da una visibilidad completa para que gerentes y directores de proyectos sigan la evolución de los trabajos; también ofrece herramientas de comunicación en tiempo real como chat, mensajería instantánea, videoconferencia, entre otras.
  • Aumentar el rendimiento y la productividad: gracias a los procesos automatizados que facilitan el trabajo y permiten más inversión de tiempo para la creación de valor.

En definitiva, hoy cualquier empresa que quiera alcanzar su máximo potencial necesita adaptarse al entorno digital utilizando herramientas que le ayuden a llevar adelante una dirección integral y automatizada.

Con Workdeck es posible optimizar la gestión de proyectos y las tareas cotidianas, contribuyendo así al desarrollo de negocios más ágiles y competitivos.

abril 16, 2024

Ocho preguntas que deberías hacerte para saber si eres un buen líder

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Productividad

Alta rotación de personal, escasez de talentos para posiciones clave, desafíos en términos de pertenencia y compromiso ligados a los nuevos modelos de trabajo híbrido y a distancia, personas que priorizan su bienestar personal ante todo. El mundo laboral se parece poco y nada al de hace apenas unas décadas. Y entre tanto cambio, ha emergido la necesidad de nuevos liderazgos más humanos, más empáticos, más conectivos.

Todo líder debería hacerse al menos estas ocho preguntas para entender si está en el camino correcto en función de lo que exigen estos tiempos vertiginosos (y responderlas con sinceridad, ya que una de las cualidades de un buen líder moderno es, precisamente, la honestidad):

  1. ¿Qué importancia real le das al bienestar, los tiempos y las necesidades de tu equipo? La tentación está al alcance de la mano: la sencillez de las nuevas tecnologías para establecer reuniones virtuales y coordinar agendas hace que muchas veces se sobrecargue a las personas. Buscar el balance y utilizar las herramientas que permitan a cada persona disfrutar realmente de los modelos flexibles es clave para mejorar el engagement e, irónicamente, también la productividad
  2. ¿Consideras que tu equipo te tiene confianza? No se debe confundir “confianza”, tal vez uno de los activos más valiosos que puede desarrollar un líder moderno, con “respeto” (las cosas se hacen porque el jefe así lo ha pedido) o, peor aún, “temor”. La comunicación debe ser siempre honesta, clara y transparente.
  3. ¿Qué importancia le das a la diversidad, la equidad y la inclusión? Los líderes inclusivos promueven la diversidad de su equipo y valoran las diferentes miradas y perspectivas para entregar mejores productos, servicios y experiencias.
  4. ¿Te has tomado el trabajo de entender qué desean los miembros de tu equipo? Las personas son más productivas y están más comprometidas cuando sienten que sus objetivos y sus valores están alineados con el propósito de la organización donde trabajan.
  5. ¿Qué tan abierto estás a aceptar errores en tu equipo? Los nuevos líderes consideran el error como una parte esencial del proceso de innovación y no como algo que deba penalizarse. En cuanto a los errores propios, hay que aceptarlos. Es mejor ser visto como un ser humano capaz de equivocarse y aprender que como un ser todopoderoso e inaccesible.
  6. ¿Te consideras una persona empática? Esta habilidad blanda es fundamental para mantener a los equipos felices. Entendida como la capacidad de sentir las emociones de los demás e interpretar cómo pueden estar pensando o sintiéndose, es la puerta que lleva a mayores niveles de lealtad y confianza.
  7. ¿Qué tanta autonomía le das a tu equipo? Los jefes verticalistas, aquellos por los cuales debían pasar todas las decisiones, tienden a la extinción. Hoy las personas valoran los ámbitos colaborativos, en los que todas las voces son escuchadas y se dispone de herramientas para avanzar en la resolución de situaciones de manera autónoma y proactiva, siempre dentro del campo de acción que se ha asignado a cada persona.
  8. ¿Reconoces los logros de tu equipo? No se trata sólo de enfatizar en los errores, sino en celebrar cada acierto, tanto en términos individuales como colectivos. Y, por supuesto, un líder moderno jamás se apropia de una idea que no le pertenece.

Estas preguntas son apenas el principio del recorrido. Un buen líder, se cuestiona también cómo está gestionando a su gente, de qué manera podría mejorar la calidad del trabajo y el ambiente laboral y cómo las plataformas digitales como Workdeck le pueden ayudar a obtener un mayor valor agregado. Solicita una demo gratuita y comprueba tú mismo cómo potenciar al máximo el poder de tu equipo

 

abril 16, 2024

¿Reemplazará la IA al capital humano de las empresas?

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Desde hace un tiempo no se habla de otra cosa: la inteligencia artificial (IA). Aunque llegó al público masivo hace poco más de un año (el lanzamiento de ChatGPT a fines de 2022 fue, tal vez, la noticia más importante del mundo tecnológico en mucho tiempo), ya ocupa buena parte de las prioridades de las empresas, así como de las preocupaciones de líderes y trabajadores.

Más allá de sus capacidades asombrosas y de los beneficios que propone a las organizaciones en términos de productividad, eficiencia, creación de experiencias para empleados y clientes o modernización de los modelos de negocios, el temor está latente. ¿Tiene esta tecnología el potencial para reemplazar al capital humano de las empresas?

Se trata de una tecnología disruptiva y revolucionaria. Como tal, por definición, viene a romper el orden establecido. Muchas tareas que se hacían de una determinada manera van a carecer de sentido, en particular esas actividades repetitivas, tediosas, de riesgo o sin mayor valor agregado.

Pero, ¿por qué una empresa destinaría un recurso humano valioso para que busque un dato en un conjunto gigantesco de documentos, resuma un texto kilométrico o atienda cientos de interacciones de los clientes? Hoy la IA es capaz de resolver todo esto de manera más rápida, más eficiente y con procesos en los que el margen de error se minimiza.

Sin embargo, esto no reemplaza a las personas, sino que las reubica. El desafío consiste en ser capaces de implementar la IA como aliada y desarrollar estrategias de upskilling y reskilling de forma tal que cada talento pueda desplegar al máximo sus capacidades humanas para entregar valor a la organización.

Podemos liberar todo nuestro potencial, incluyendo la empatía, la capacidad de juicio, la creatividad o las habilidades de liderazgo, si logramos armar equipos de trabajo humano-máquina sinérgicos, en los que cada una de las partes haga lo que mejor sabe hacer.

Resistirse a la evolución es luchar contra molinos de viento: el progreso se producirá de todas formas y no hay nada más recomendable que adoptar rápidamente la IA y entender cómo y para qué puede ayudarnos.

Para los más preocupados, un mensaje tranquilizador: la humanidad ha sido testigo de numerosas revoluciones tecnológicas. No sólo ha salido siempre más fuerte: también ha sabido cómo aprovechar estas innovaciones para mejorar su calidad de vida. ¿Por qué la IA no habría de seguir esta misma lógica?

En este proceso de transformación el uso de herramientas Workdeck resulta esencial: es la que permite entender cómo las personas gestionan su tiempo, cuáles son los aspectos que se pueden optimizar o qué desempeño están mostrando. Los líderes tienen al alcance de sus manos, en reportes claros y sencillos, la información que necesitan para evaluar el progreso de un proyecto, la inversión de horas trabajadas o de redistribución de tareas dentro de un equipo. Te invitamos a comenzar una prueba gratuita y comprobarlo por ti mismo.

marzo 12, 2024

Gestión de proyectos: ¿puede la digitalización desbloquear las claves del éxito?

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Puede resultar sorprendente, pero solo el 35% de los proyectos realizados a nivel global realmente alcanzan el éxito [1]. Esta estadística es particularmente baja si se considera que, en la actualidad, empresas de todos los tamaños e industrias están dirigiendo sus esfuerzos a la implementación de proyectos [2], impulsando así la economía relacionada a esta área, la cual se espera que para 2030 valga 20 billones de dólares estadounidenses [3].

Hay muchos factores que influyen en el éxito de un proyecto, como el diseño del plan del proyecto, la presupuestación, el nivel de experiencia y motivación del equipo de implementación, factores externos que puedan surgir, los procedimientos de gestión de proyectos y, por supuesto, las habilidades de liderazgo, comunicación y análisis del equipo de gestión de proyectos. Aunque los elementos que influyen en el éxito son variados y muchas veces desconocidos e incontrolables, hay un aspecto que se puede administrar y conocer: la gestión de proyectos.

La gestión de proyectos es tan crítica para el éxito del mismo, que un equipo especialista y experimentado tendrá que tener las competencias para solventar cualquier falla o deficiencia que pueda haber ocurrido en la fase de diseño del proyecto. Podrán motivar y llevar a cabo los cambios necesarios para impulsar al equipo de implementación del proyecto, evaluarán continuamente, mitigarán riesgos y actuarán rápidamente ante los efectos de una sorpresa inesperada. En resumen, un equipo experto en gestión de proyectos sabrá cómo dirigir un proyecto hacia la producción de valor.  No obstante, una mala gestión de proyectos puede tener un impacto negativo incluso en los proyectos mejor diseñados. En pocas palabras, la gestión de proyectos puede ser el habilitador real del éxito o el elemento que hunda un buen proyecto.

Es realmente importante en la gestión de proyectos, y particularmente en la gestión de proyectos de investigación y desarrollo, encontrar un equilibrio entre los procedimientos y la flexibilidad. Los métodos efectivos de gestión de proyectos deben proporcionar la estructura y los marcos necesarios para mantener a todo el equipo de implementación dentro del alcance (principalmente tiempo, presupuesto y resultados esperados). También es necesario permitir suficiente espacio sin interrupciones para que fluya la creatividad, el trabajo en equipo, la resolución de problemas, la prueba y error; porque es aquí donde ocurre la innovación y la generación de valor.

El concepto «proyecto» nos ha acompañado desde la antigüedad, tanto así, que la historia ofrece numerosos ejemplos de proyectos colosales que se completaron con éxito, como las Pirámides de Giza, la Gran Muralla China y el Coliseo romano [4]. Dada la enorme relevancia de la gestión de proyectos como modelo operativo en la economía moderna actual, hay una oportunidad para dedicar tiempo y enfoque a analizar lo que constituye las mejores prácticas en la gestión exitosa de proyectos en diferentes contextos. Un excelente punto de partida es analizar cómo la digitalización puede y debe ser un habilitador efectivo. Nunca antes hemos estado tan digitalizados, y creemos que aquí hay una oportunidad clave para analizar profundamente cómo el uso efectivo de las herramientas digitales puede ayudarnos a recuperar parte del éxito y valor que se pierde en los proyectos.

En el nuevo proyecto Horizon Europe IS2H4C, 34 universidades, institutos, empresas industriales, pymes y autoridades regionales se han unido para trabajar colaborativamente durante los próximos 4 años. Con un presupuesto de poco más de 23 millones de euros, llevarán a cabo una iniciativa ambiciosa para desarrollar una serie de soluciones innovadoras para el desarrollo de Hubs para la Circularidad (H4C) en diversas áreas de la industria procesadora. El proyecto incluye cuatro Hubs industriales que están rodeados de entornos rurales y/o urbanos en los Países Bajos, Alemania, España y Turquía. Este es un proyecto complejo e interdisciplinario a gran escala que, si tiene éxito, promete reducir el uso de energía, las emisiones de residuos y las emisiones de carbono en estos Hubs en al menos un 10%, 20% y 30%, respectivamente, y abrir el camino para el desarrollo de H4C adicionales en toda Europa.

De manera exclusiva para este proyecto, Workdeck se ha sumado para adaptar su software empresarial y proporcionar una herramienta efectiva diseñada específicamente para la gestión de proyectos colaborativos de I+D. A medida que avanzamos en el proceso, analizaremos lo que funciona actualmente, lo que obstaculiza, qué brechas existen y cómo podemos aprovechar los principios de diseño centrados en el usuario, la co-creación, las pruebas y comentarios de los usuarios para guiarnos hacia una herramienta digital adecuada que eleve el uso de la digitalización. Más allá de ser un repositorio central de documentos, Workdeck unifica la experiencia sin fricciones para los usuarios de los entornos de Microsoft y Google, brindando un equilibrio equitativo entre estructura, procesos y control. Asimismo, nos ayuda a colaborar y comunicarnos en un grupo multidisciplinario distribuido por toda Europa. Nuestro objetivo es aprovechar un software «Made in Europe» para dar forma a cómo digitalizamos la gestión de proyectos en el ecosistema de innovación europeo.

IS2H4C ha recibido financiamiento del bajo el acuerdo de subvención ID: 101138473.

 

Fuentes:

[1] Harvard Business Review (2021). The Project Economy Has Arrived.

[2] Harvard Business Review (2021): The Future of Work is Projects – So you’ve got to get them right.

[3] Project Management Institute. PROJECT MANAGEMENT Job Growth and Talent Gap 2017–2027

[4] Seymour, Dr. Tom & Hussein, Sara. (2014). The History Of Project Management. International Journal of Management & Information Systems (IJMIS). 18. 233. 10.19030/ijmis.v18i4.8820.