Categoría: Tecnología

febrero 3, 2023

La metodología Kanban: una herramienta para optimizar el trabajo

InnovaciónTecnología
Para que el trabajo virtual sea óptimo, se requieren de diferentes herramientas de organización. Hoy abordaremos la metodología Kanban, un proceso que permite visualizar el estado de los proyectos, la etapa de desarrollo en la que se encuentran y cuáles son los responsables vinculados a cada tarea presentándonos una estructura de fácil comprensión donde todo se concentra en un solo lugar.

Si tu empresa es especialista en comunicación, marketing, desarrollo de softwares o ingeniería y productos o cualquier sector que implique la gestión de proyectos desde alguna plataforma digital, seguro han oído hablar de este método tan eficiente y popular, pues el tablero Kanban ofrece una visión general de todos los proyectos y nos permite ordenar y planificar mejor los recursos. En este artículo comentamos qué es Kanban, cuáles son sus funciones y cómo se organiza.

¿Qué es el tablero Kanban?

El cuadro de Kanban es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a visualizar el flujo de trabajo y a controlar el progreso de un proyecto. Fue desarrollado originalmente en el año 1940 en Japón para mejorar la eficiencia de producción en la fábrica de Toyota. Se basa en la idea de limitar el trabajo de cada empleado y hacer visible cualquier componente que pueda frenar el rendimiento de los proyectos. En otras palabras, es un método que sirve para ayudar a los equipos a lograr un balance entre las tareas que entrarán y las que se están ejecutando.

El sistema Kanban inicialmente se ideó para entornos físicos de trabajo, como por ejemplo una fábrica de autos. Sin embargo, en la actualidad este sistema se adaptó para entornos virtuales donde empresas de software, servicios o TI planifican y alivian todas las cargas de trabajo para tener una mejor predictibilidad y evitar posibles retrasos. De esta manera, cada empleado tiene un trabajo más específico que le permite mejorar la calidad del mismo y reducir los errores.

¿Cómo funciona?

Esta técnica utiliza tarjetas, categorías y columnas para impulsar la mejora continua de los equipos tecnológicos y de servicios. De esta manera, se planifica una la cantidad de trabajo adecuada para cumplir las tareas en un periodo determinado de tiempo. En la actualidad, se utiliza generalmente en metodologías de trabajo como Scrum y Agile.

Según David Andersen, los tableros Kanban se pueden dividir en cinco componentes: señales visuales, columnas, límites del trabajo en curso, un punto de compromiso y un punto de entrega. Los tres principios fundamentales de esta metodología son: visualizar el flujo de trabajo, limitar el trabajo en progreso y hacer visible cualquier cuello de botella en el proceso.

Algunos de los beneficios de utilizar la metodología Kanban son:

  1. Mejora de la eficiencia: al hacer visible el flujo de trabajo, se pueden identificar cuellos de botella y tomar medidas para eliminarlos.
  2. Mayor flexibilidad: al no tener un plan establecido de antemano, se pueden adaptar fácilmente a los cambios en el proyecto.
  3. Colaboración contínua: al visualizar el flujo de trabajo, todos los miembros del equipo pueden ver el progreso del proyecto y colaborar para completarlo.
  4. Mejora de la calidad: al limitar el trabajo en progreso, se puede dedicar más tiempo a revisar y mejorar el trabajo realizado.
  5. Transparencia: al visualizar el flujo de trabajo, se puede ver fácilmente el progreso del proyecto y detectar cualquier problema.

Este tipo de metodología de trabajo busca la democratización del liderazgo, para poder avanzar rápidamente en cada una de nuestras tareas, haciendo que las personas se sientan autónomas y dueñas de la situación. Se debe enfocar constantemente en las necesidades y expectativas del cliente para así gestionar el trabajo y permitir que cada colaborador (empleado) se organice en torno a él. En resumen, Kanban se utiliza para mejorar la eficiencia, flexibilidad, colaboración, calidad y transparencia en la gestión de proyectos y gestión de recursos.

¿Cómo organizar tu tablero en Kanban?

1. Visualiza el flujo de trabajo

Para visualizar el estado real de los flujos de trabajo debes tener un tablero con tarjetas y columnas. Cada columna representa el estado en el que está una tarea, por tanto, a cada una, deberás asignarle la tarea correspondiente con todas las especificaciones y riesgos posibles.

Recuerda que a medida que se vaya avanzando un proyecto, las tareas se irán moviendo de columnas, las cuales suelen ordenarse por las siguientes categorías: 

  • Tareas asignadas
  • Por hacer
  • En progreso
  • Hecho

2. Limitar el trabajo en curso

Kanban se orienta a la entrega temprana de tareas que se deben mover de columna rápidamente para no estancar el proceso de trabajo. De esta manera, es posible vaciar la columna “en progreso” estableciendo límites de trabajo para que los responsables se enfoquen en terminar tareas individuales y no acumulen muchas al mismo tiempo.

3. Gestionar el flujo de trabajo

Gestionar el flujo de trabajo facilita el control del tiempo destinado a cada tarea. Con este seguimiento es posible disminuir el tiempo de entrega desde que entra a “asignada” hasta “hecho”. 

Uno de los objetivos del tablero Kanban es elaborar un flujo de trabajo fluido. Más que centrarse en la gestión de las horas laborales de los funcionarios, lo hace en la gestión de los procesos más sistemáticos.

3. Implementar políticas de procesos explícitas

Lo más importante de todo este proceso es que el equipo de trabajo lo entienda, asimile y se familiarice con este. Por eso, los procesos de trabajo deben estar muy bien definidos y asignados, para que las personas vean la utilidad en esta metodología y con los objetivos que persigue cada proyecto.

La exigencia de implementar políticas en los procesos de trabajo radica en el cuidado de la comunicación, para que todo avance en coherencia.

4. Bucles de retroalimentación

Dentro de Kanban, es indispensable recopilar comentarios tanto del equipo de trabajo como de los clientes. En el caso de los trabajadores, realizar preguntas sobre el proceso de trabajo y su finalización se puede proyectar como una oportunidad para afianzar vínculos profesionales en todos los niveles e ir mejorando las dinámicas. 

Por su parte, reunir comentarios de los clientes sobre la calidad y efectividad del servicio que produjo el equipo sirve para reconocer debilidades y fortalezas internas que permitirán hacer un mejor trabajo a futuro, potenciando los puntos fuertes y mejorando los débiles.

6. Mejorar colaborando 

Kanban sugiere una mejora constante y si se vincula con otras herramientas de gestión de proyectos, mucho mejor. Existen muchas herramientas de gestión para metodologías Scrum y Agile. Una de ellas es  Workdeck , que entre sus múltiples herramientas integradas ofrece el tablero Kanban. 

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enero 11, 2023

El boom de los Digital Workplace: Una tendencia que llegó para quedarse

Tecnología
Cada vez son más las organizaciones que han adoptado espacios de trabajo digitales para gestionar sus proyectos. Sin embargo, con la llegada del Covid 19 y la prohibición de asistir presencialmente a los recintos laborales, se ha producido un boom en la utilización de los Digital Workplace, pues muchas empresas han descubierto que pueden optimizar gastos y mejorar el rendimiento con el teletrabajo.

El concepto Digital Workplace hace referencia a un entorno de trabajo que utiliza la tecnología digital para mejorar la productividad y eficiencia de los trabajadores. Este generalmente incluye el uso de herramientas de comunicación y colaboración en línea, sistemas de gestión de proyectos, tareas y otras aplicaciones que facilitan el trabajo a distancia o en equipo. El objetivo del Digital Workplace es proporcionar a los equipos una experiencia más fluida y sencilla, permitiéndoles acceder a la información y las herramientas que necesitan de manera rápida y sencilla.

Matt Cain comenta que, según datos de la encuesta Sobre Digital Workplace de Gartner (2021), el 68% de los sujetos encuestados afirma que los managers han incrementado su interés por los lugares de trabajo digital desde la pandemia.

El bajo coste económico, la comodidad y efectividad que ofrecen los Digital Workplace, hacen que estos sean una apuesta de éxito seguro para las empresas, porque mejoran la productividad de los equipos y los trabajadores tienen flexibilidad para optimizar su tiempo, premisa que permite a atraer y retener nuevos talentos, desde cualquier parte del mundo.

Existen varios beneficios potenciales para las empresas que centralizan su día a día en softwares de gestión:

  1. Mayor eficiencia: Las plataformas de comunicación y colaboración en línea favorecen la interacción entre trabajadores, facilitando las opciones de chatear, organizar reuniones, etc.
  2. Más flexibilidad: Los trabajadores pueden acceder a recursos y herramientas desde cualquier lugar, sin tener que llegar a un lugar específico de trabajo.
  3. Mejor uso del tiempo: Los trabajadores pueden ser más productivos al no tener que desplazarse al trabajo y al poder trabajar en el lugar y en el horario que prefieran.
  4. Reducción de costos: Al no tener que proporcionar un espacio de trabajo físico, las empresas pueden disminuir sus costos de infraestructura.
  5. Mejor control del estado de los proyectos: Al estar todo en una plataforma, los managers pueden hacer seguimiento con facilidad de los avances de cada proyecto.

Es importante evaluar las necesidades de la empresa y elegir la herramienta o aplicación que mejor se adapte a ellas. Existe un número importante de plataformas que sirven para gestionar proyectos, tareas, recursos, optimizar flujos de trabajo e impulsar la comunicación entre departamentos. Workdeck es una de ellas, pero ofrece un servicio que incluye más funcionalidades e integración de herramientas como diagrama de gantt, kanban, chat, Google Workspace, Office 365, entre otras.

Si quieres conocer más sobre nuestra plataforma, te invitamos a iniciar la prueba gratuita de 15 días y solicitar una demo con uno de nuestros agentes comerciales. Empieza hoy la transformación de tu negocio con Workdeck.

 

1 Predicts 2022: Digital Workplace Is Foundational for Employee Experience (gartner.com)

 

enero 26, 2021

A systems approach to digitisation in the workplace

Tecnología
The workplace is an ecosystem. It consists of an interdependent series of teams, knowledge, functions, services, resources, infrastructure and space, operating together in a system towards fulfilling goals and objectives within pre-defined time, budget and scope constraints.

In knowledge businesses, the competitiveness and profitability of the business is largely determined by the effectiveness of this ecosystem to perform and deliver. One way of gaining business advantage is to look at enabling this ecosystem to run as efficiently and seamlessly as possible.

However, the appetite to look at optimising workplace dynamics has typically been low in the average company. Many business leaders felt that their workplaces were already running sufficiently. Others adopted a ‘leave well enough alone’ approach, while many others simply considered that priorities need to be elsewhere, such as focussing on customer acquisition, securing new contracts, product and service innovation…

And then along came the pandemic. And suddenly, overnight, workplaces across the globe had to quickly find a tempo to continue operations in a remote working scenario. Like in so many other times of crisis and dramatic change in the history of mankind, human beings (and businesses alike) have shown an impressive ability to adapt and pivot as part of our deep rooted survival instincts. As we now start to stabilise and find our way forward, there is an opportunity for businesses to reassess their workplaces and how they function, and to find a new workplace advantage by becoming digitally equipped to thrive in a New Normal.

This is a particular opportunity for businesses from the knowledge economy, in that knowledge-based businesses lend themselves particularly well to ‘virtualisation’, i.e. their activities can be decoupled from the physical world.

Let’s look for a moment at the current digitisation trends in businesses today. The landscape in many companies consists on the one hand of a Customer Relationship Management (CRM) solution for managing the sales pipeline bringing new contracts into a business, on the other hand an Enterprise Resource Planner (ERP) manages resources and revenue recognition. The space in the middle, which is the critical space ‘where work happens’ (and where employee satisfaction, customer success and profitability margins lie), tends to be comprised of a fragmented and disconnected mix of offline processes, spreadsheets, email and a plethora of numerous niche or point applications for the management of projects, task execution boards, expense apps, corporate travel management suites, time management tools, communication tools, and now even Apps that are designed to manually connect other Apps. The problem is that companies that digitize how they work by contracting an increasing number of niche or point tools, end up with an overinflated technology overhead (with associated costs and maintenance burden). The ensuing tool overload leads to technology stress in workers, a disjointed workplace experience, and dispersed information (with data and processes being silo-bound), all of which contribute to a productivity slide. Moreover, instead of maintaining one application, companies need to maintain multiple, and instead of training and onboarding staff on the use of one application, they need to be trained on the use of multiple.

And here is where we need to circle back to the start of this article. The workplace is an ecosystem. By this we mean that it is made up of subsystems (i.e. teams, functions, processes, knowledge, internal services…). It is dynamic; so it is constantly evolving and changing. And it is interdependent; an update or action in one of the subsystems tends to be relevant for others in the ecosystem. The best way to digitise such an ecosystem is via a ‘systems approach’[1], which is based on a number of fundamental principles that are particularly powerful when considered in the architecture of a Digital Workplace:

  • Holism– a change in any part or component of the system affects the whole system directly or indirectly.
  • Specialization– the whole system can be divided into smaller components so that the specialized role of each component is appreciated.
  • Non-summational– every component (subsystem/partial system) is of importance to the whole, and as such it is essential to understand the actions of each component for gaining the holistic perspective.
  • Grouping– as the process of specialization can create its own complexity by proliferating components with increasing specialization, it becomes essential to group related disciplines or sub-disciplines.
  • Coordination– the grouped components and sub components are coordinated and controlled so that they can work in a concerted manner in keeping with a unified holistic concept. If we design an architecture where by the coordination and control can be enhanced and enabled with Artificial Intelligence tools then we can data-drive an intelligent ecosystem.
  • Emergent properties– the group of interrelated entities (components) has properties as a group that is not present in any individual component. And this, combined with the intelligence mentioned above- is the true power of a systems approach.

Applying a systems approach to the digitization of the workplace as a dynamic and interdependent ecosystem should be the way forward in driving the digital transformation movement in knowledge businesses.

[1] https://ecomputernotes.com/mis/information-and-system-concepts/systemsapproach