Gestión de proyectos: ¿puede la digitalización desbloquear las claves del éxito?

Hay muchos factores que influyen en el éxito de un proyecto, como el diseño del plan del proyecto, la presupuestación, el nivel de experiencia y motivación del equipo de implementación, factores externos que puedan surgir, los procedimientos de gestión de proyectos y, por supuesto, las habilidades de liderazgo, comunicación y análisis del equipo de gestión de proyectos. Aunque los elementos que influyen en el éxito son variados y muchas veces desconocidos e incontrolables, hay un aspecto que se puede administrar y conocer: la gestión de proyectos.

La gestión de proyectos es tan crítica para el éxito del mismo, que un equipo especialista y experimentado tendrá que tener las competencias para solventar cualquier falla o deficiencia que pueda haber ocurrido en la fase de diseño del proyecto. Podrán motivar y llevar a cabo los cambios necesarios para impulsar al equipo de implementación del proyecto, evaluarán continuamente, mitigarán riesgos y actuarán rápidamente ante los efectos de una sorpresa inesperada. En resumen, un equipo experto en gestión de proyectos sabrá cómo dirigir un proyecto hacia la producción de valor.  No obstante, una mala gestión de proyectos puede tener un impacto negativo incluso en los proyectos mejor diseñados. En pocas palabras, la gestión de proyectos puede ser el habilitador real del éxito o el elemento que hunda un buen proyecto.

Es realmente importante en la gestión de proyectos, y particularmente en la gestión de proyectos de investigación y desarrollo, encontrar un equilibrio entre los procedimientos y la flexibilidad. Los métodos efectivos de gestión de proyectos deben proporcionar la estructura y los marcos necesarios para mantener a todo el equipo de implementación dentro del alcance (principalmente tiempo, presupuesto y resultados esperados). También es necesario permitir suficiente espacio sin interrupciones para que fluya la creatividad, el trabajo en equipo, la resolución de problemas, la prueba y error; porque es aquí donde ocurre la innovación y la generación de valor.

El concepto «proyecto» nos ha acompañado desde la antigüedad, tanto así, que la historia ofrece numerosos ejemplos de proyectos colosales que se completaron con éxito, como las Pirámides de Giza, la Gran Muralla China y el Coliseo romano [4]. Dada la enorme relevancia de la gestión de proyectos como modelo operativo en la economía moderna actual, hay una oportunidad para dedicar tiempo y enfoque a analizar lo que constituye las mejores prácticas en la gestión exitosa de proyectos en diferentes contextos. Un excelente punto de partida es analizar cómo la digitalización puede y debe ser un habilitador efectivo. Nunca antes hemos estado tan digitalizados, y creemos que aquí hay una oportunidad clave para analizar profundamente cómo el uso efectivo de las herramientas digitales puede ayudarnos a recuperar parte del éxito y valor que se pierde en los proyectos.

En el nuevo proyecto Horizon Europe IS2H4C, 34 universidades, institutos, empresas industriales, pymes y autoridades regionales se han unido para trabajar colaborativamente durante los próximos 4 años. Con un presupuesto de poco más de 23 millones de euros, llevarán a cabo una iniciativa ambiciosa para desarrollar una serie de soluciones innovadoras para el desarrollo de Hubs para la Circularidad (H4C) en diversas áreas de la industria procesadora. El proyecto incluye cuatro Hubs industriales que están rodeados de entornos rurales y/o urbanos en los Países Bajos, Alemania, España y Turquía. Este es un proyecto complejo e interdisciplinario a gran escala que, si tiene éxito, promete reducir el uso de energía, las emisiones de residuos y las emisiones de carbono en estos Hubs en al menos un 10%, 20% y 30%, respectivamente, y abrir el camino para el desarrollo de H4C adicionales en toda Europa.

De manera exclusiva para este proyecto, Workdeck se ha sumado para adaptar su software empresarial y proporcionar una herramienta efectiva diseñada específicamente para la gestión de proyectos colaborativos de I+D. A medida que avanzamos en el proceso, analizaremos lo que funciona actualmente, lo que obstaculiza, qué brechas existen y cómo podemos aprovechar los principios de diseño centrados en el usuario, la co-creación, las pruebas y comentarios de los usuarios para guiarnos hacia una herramienta digital adecuada que eleve el uso de la digitalización. Más allá de ser un repositorio central de documentos, Workdeck unifica la experiencia sin fricciones para los usuarios de los entornos de Microsoft y Google, brindando un equilibrio equitativo entre estructura, procesos y control. Asimismo, nos ayuda a colaborar y comunicarnos en un grupo multidisciplinario distribuido por toda Europa. Nuestro objetivo es aprovechar un software «Made in Europe» para dar forma a cómo digitalizamos la gestión de proyectos en el ecosistema de innovación europeo.

IS2H4C ha recibido financiamiento del bajo el acuerdo de subvención ID: 101138473.

^Fuentes:

^{[1] Harvard Business Review (2021). The Project Economy Has Arrived.}

^{[2] Harvard Business Review (2021): The Future of Work is Projects – So you’ve got to get them right.}

^{[3] Project Management Institute. PROJECT MANAGEMENT Job Growth and Talent Gap 2017–2027}

^{[4] Seymour, Dr. Tom & Hussein, Sara. (2014). The History Of Project Management. International Journal of Management & Information Systems (IJMIS). 18. 233. 10.19030/ijmis.v18i4.8820.}